Kontrola wewnętrzna to zasady i procedury, które firma wprowadza w celu ochrony swoich aktywów, zapewnienia poprawności danych księgowych, maksymalizacji efektywności działania i promowania atmosfery zgodności wśród swoich pracowników. Istnieją trzy główne rodzaje kontroli wewnętrznych: detektywistyczne, zapobiegawcze i naprawcze.
Wewnętrzne kontrole detektywistyczne
Wewnętrzne kontrole detektywistyczne mają na celu wykrycie błędów po ich wystąpieniu. Służą one jako część systemu kontroli i sald oraz określają, jak skuteczne są zasady. Przykłady obejmują zaskakującą liczbę gotówki, inwentaryzację, przegląd i zatwierdzanie prac księgowych, audyty wewnętrzne, wzajemne oceny oraz egzekwowanie opisów stanowisk i oczekiwań. Wewnętrzne kontrole detektywistyczne pomagają również chronić zasoby. Na przykład, jeśli kasjer nie wie, kiedy jej szuflada zostanie policzona, może być bardziej uczciwa.
Zapobiegawcze kontrole wewnętrzne
Prewencyjne kontrole wewnętrzne są wprowadzane w celu zapobiegania powstawaniu błędów i nieprawidłowości. Podczas gdy kontrole detektywistyczne zwykle pojawiają się nieregularnie, kontrole zapobiegawcze zwykle pojawiają się regularnie. Obejmują one od zablokowania budynku przed wyjściem do wprowadzenia hasła przed zakończeniem transakcji. Inne kontrole prewencyjne obejmują testowanie poprawności pisarskiej, tworzenie kopii zapasowych danych komputerowych, testowanie narkotyków pracowników, badanie pracowników i programy szkoleniowe, segregacja obowiązków, egzekwowanie urlopów, uzyskiwanie zgody przed przetworzeniem transakcji i posiadanie fizycznej kontroli nad aktywami (blokowanie pieniędzy w bezpiecznym miejscu, na przykład).
Korekta kontroli wewnętrznej
Jak sama nazwa wskazuje, wprowadzono korekcyjne mechanizmy wewnętrzne w celu skorygowania błędów, które wykryto w wewnętrznych kontrolach detektywa. Po popełnieniu błędu pracownicy powinni postępować zgodnie z wprowadzonymi procedurami, aby poprawić błąd, na przykład zgłosić problem przełożonemu. Programy szkoleniowe i progresywna dyscyplina w zakresie błędów to inne przykłady wewnętrznych kontroli korekcyjnych.
Ograniczenia
Ważne jest, aby pamiętać, że kontrole wewnętrzne, choć skuteczne, nie są gwarancją, że cele firmy zostaną spełnione. Błędy ludzkie i błędy komputerowe nie są uwzględniane przez wewnętrzne kontrole. Ponadto kontrole wewnętrzne zakładają, że pracownicy są uczciwi i nie pomijają wytycznych ani nie zmieniają danych, aby odnieść korzyści.
