Szkolenie jest sercem każdej operacji biznesowej. Niezależnie od tego, czy uczą oni powitania i obsługi klienta, czy korzystają z zaawansowanej technologii, firmy zaangażowane w szkolenia cieszą się bardziej wydajnym i produktywnym personelem oraz zapewniają lepszą obsługę klienta niż ci, którzy tego nie robią. Niektóre kategorie biznesowe mają prawnie wymagane wymogi szkoleniowe. Pakiet Microsoft Office Suite ma dwie opcje śledzenia szkolenia pracowników: Microsoft Excel lub Microsoft Access. System Excel może być zaimplementowany przez każdego, kto ma podstawowe doświadczenie z arkuszem kalkulacyjnym. Dostęp zapewnia jednak bardziej wyrafinowane metody raportowania i śledzenia.
Przewyższać
Zrób listę tytułów sesji szkoleniowych, których pracownicy powinni ukończyć. W nowym arkuszu kalkulacyjnym wprowadź następujące nagłówki kolumn: "Imię", "Nazwisko" oraz temat lub nazwa sesji w każdej kolejnej kolumnie, używając tyle ile potrzeba. Można również dodać kolumnę dla numeru pracownika lub innego identyfikatora. Wybierz polecenie "Drukuj tytuły" z grupy "Ustawienia strony" na karcie "Układ strony" wstążki i utwórz wiersz "Tytuł". Wprowadź "1 $: 1 $" w polu "Wiersz tytułu".
Wprowadź nazwiska wszystkich pracowników i numery identyfikacyjne w odpowiednich kolumnach.
Wybierz komórkę "A1" i przytrzymując lewy przycisk myszy, przeciągnij, aby zaznaczyć wszystkie wiersze i wszystkie kolumny, w których zostaną wprowadzone dane. Wybierz polecenie "Formatuj jako tabelę" w grupie "Style" na karcie "Strona główna". Sprawdź pole "Zakres danych" i zaznacz pole "Moja tabela ma nagłówki".
Wybierz wszystkie wiersze i kolumny, w których zostaną wprowadzone daty treningu. Na karcie "Strona główna" wybierz preferowany format daty z pola "Ogólne" w grupie "Liczba". Zapisz arkusz kalkulacyjny.
Wprowadź odpowiednią datę w odpowiedniej kolumnie i wierszu, gdy pracownik ukończy wymagane szkolenie. Korzystanie z formatu "Tabela" umożliwia sortowanie według kolumn po jednym kliknięciu podczas przygotowywania raportów. Zapisz arkusz kalkulacyjny po każdym nowym wprowadzeniu danych.
Dostęp
Utwórz nową bazę danych programu Access. Zmień nazwę "Tabela 1" na "Rekord szkolenia pracownika" lub preferowaną nazwę alternatywną. Otwórz "Widok projektu tabeli" z grupy "Widok" na karcie "Strona główna". Pierwsze pole "ID" jest domyślnie ustawione jako klucz podstawowy. Dostęp automatycznie numeruje to pole lub używając panelu "Właściwości pola", możesz utworzyć maskę lub inne formatowanie w celu spełnienia potrzeb biznesowych, takie jak dodanie numerów identyfikacyjnych pracowników.
Wprowadź te nazwy pól i dowolne inne pola, aby przechwycić żądane dane, takie jak "Imię", "Nazwisko", "Temat szkolenia" lub "Data ukończenia". Inne pola do zapisania mogą obejmować "stopnie", "Wydajność" i "Notatki lub komentarze". Ustaw odpowiedni typ danych i właściwości formatu. Pamiętaj, aby wybrać "Data / czas" dla typu danych pola "Data".
Zapisz tabelę. Przełącz na "Widok tabeli" w grupie "Widok" na karcie "Strona główna".
Wybierz "Kreator formularzy" z grupy "Formularze" na karcie "Utwórz", aby otworzyć okno dialogowe projektu. Wybierz żądane "Dostępne pole" z lewej kolumny i przejdź do kolumny "Wybrane pole" naciskając przycisk ">" dla poszczególnych pól lub ">>", aby przenieść wszystkie pola jednocześnie. Kliknij przycisk "Dalej".
Wybierz żądany układ formularza z okna dialogowego "Układ". Kliknij przycisk "Dalej". Nazwij "Formularz" w następnym oknie dialogowym lub pozostaw domyślne dopasowanie do nazwy tabeli. Zdecyduj, czy zaakceptować formularz zaprojektowany przez projektanta, czy zmodyfikuj projekt. Jeśli modyfikujesz formularz, kliknij przycisk "Dalej". Jeśli używasz domyślnego projektu, kliknij przycisk "Zakończ". Zapisz formularz.
Uzupełnij dane dla każdego pracownika i sesji szkoleniowej, gdy informacje są dostępne. Użyj widoku "Form" do wprowadzania danych i widoku "Tabela" do filtrowania danych i tworzenia raportów. Rekordy są zapisywane automatycznie po wprowadzeniu danych.
Wskazówki
-
Excel pozwala na proste wyszukiwania i raporty oparte wyłącznie na sortowaniu. Dostęp umożliwia zaawansowane zarządzanie zapisami i raportowanie, dzięki czemu wiele filtrów może tworzyć raporty według pracowników, sesji szkoleniowych lub innych pól lub danych. Nazwy pól dostępu nie mogą zawierać spacji; utwórz napis w prostym języku, aby wyświetlić kolumny raportu. Na przykład pole "TrainingSessionName" może być oznaczone jako "Sesja szkoleniowa" dla raportów.
Ostrzeżenie
Nie używaj numerów ubezpieczenia społecznego jako numerów identyfikacyjnych pracowników; to otwiera firmę na kradzież tożsamości.
