Nawet jeśli zespół sprawnie wykonuje zadania projektowe, istnieje potrzeba, aby kierownik projektu monitorował postęp projektu pod względem czasu, kosztów, zasobów i wydajności. Osiągasz ten cel, porównując status projektu z zatwierdzonym planem pracy i budżetem. Porównujesz również faktyczne parametry planowania projektu z tymi zdefiniowanymi w planie projektu. Następnie porównujesz zobowiązania projektowe, takie jak finanse i inne zasoby, z tymi wymienionymi w planie projektu. Następnie sprawdzasz rzeczywisty postęp projektu w czasie w stosunku do tego, co jest oczekiwane i udokumentowane w planie projektu.
Monitoruj budżet projektu
Budżet projektu można określić jako zasoby, takie jak dolary, tygodnie zasobów, wydatkowane godziny lub inny środek. Porównujesz faktyczne wykorzystanie zasobów projektu z przewidywanym w planie projektu. Śledzenie budżetu jest niezbędne, ponieważ przed rozpoczęciem projektu kierownik projektu i zainteresowane strony zgadzają się na poświęcenie określonych zasobów projektowi. W związku z tym, jeśli koszty projektu zaczynają przekraczać budżet, może to oznaczać, że bez dostosowania zakresu projektu lub zasobów, wszystkie wymagania projektu nie zostaną osiągnięte.
Śledź zakres projektu
Zakres projektu składa się z wymagań projektu, zwanych również celami. Monitorowanie zakresu projektu ma kluczowe znaczenie, ponieważ wpływa na wszystkie inne aspekty projektu, w tym koszty projektu, harmonogram i zasoby. Na przykład, jeśli masz zbyt dużo zasobów przypisanych do projektu, twoje koszty będą zbyt wysokie. Monitorowanie zakresu projektu spowoduje przerwanie zakresu, czyli dodanie nowych wymagań po zatwierdzeniu planu projektu. Pełzanie zakresów oznacza, że budżet, czas i zasoby przyznane na projekt będą niewystarczające.
Zobacz harmonogram projektu
Menedżer projektu porównuje stan pracy projektu podany w harmonogramie projektu z planowanym harmonogramem, aby zapewnić postęp projektu zgodnie z oczekiwaniami. Harmonogram projektu może być reprezentowany jako struktura podziału pracy, która identyfikuje działania wykonywane zgodnie z codziennymi raportami, rozpoznawaniem kamienia milowego oraz materiałami i innymi informacjami zwrotnymi oraz zasobami wymaganymi dla każdej fazy projektu cyklu życia projektu. Korzystając z harmonogramu, można również określić, jakie kamienie milowe zostały osiągnięte i jakie działania mogą wymagać dodatkowych zasobów, jeśli mają zostać ukończone na czas i zgodnie z budżetem.
Nadzoruj zasoby projektu
Zasoby projektu obejmują ludzi, miejsca pracy, sprzęt, oprogramowanie i inne narzędzia projektowe. Zaangażowanie zasobów w projekt nie jest odzwierciedlone jedynie w dolarach i centach, ale również w kosztach alternatywnych, jeśli chodzi o zmniejszoną dostępność zasobów dla innego projektu. Ważne jest, aby monitorować postępy projektu w części dzięki dostępności konkretnych zasobów w razie potrzeby, ponieważ brak dostępnych zasobów wpłynie na harmonogram projektu, jego zakres i jakość końcowego produktu projektu.
