Planując spotkanie w hotelu, należy upewnić się, że dział sprzedaży prawidłowo rejestruje potrzeby grupy, aby nie doszło do przeładowania. Twój kontakt w hotelu stworzy grupowe CV na spotkanie, aby podzielić się z innymi działami i zapewnić, że wszystko, czego potrzebujesz w hotelu będzie świadczone. CV grupowe to profil, który obejmuje cel organizacji spotkania w hotelu, liczbę osób uczestniczących, liczbę sypialni i wymaganych miejsc parkingowych, catering i inne potrzeby funkcjonalne hotel będzie instrumentalny w dostarczaniu. Ten profil powinien zostać utworzony na około 14 dni przed wydarzeniem, dlatego należy odpowiednio dopasować harmonogram.
Napisz wszystko, czego potrzebujesz na spotkanie, i przekaż je personelowi kontaktowemu ds. Sprzedaży, aby upewnić się, że hotel dysponuje zasobami, które zaspokoją Twoje potrzeby. Posiłki, przekąski, miejsca parkingowe, sale breakout i pokoje na noc to przykłady przedmiotów, które powinieneś udostępnić kontaktowi handlowemu. To da mu wstępny pomysł na twoją wizję spotkania i rolę hotelu w jego sprawnym funkcjonowaniu. Może on dostarczyć standardowy formularz do wypełnienia, aby przechwycić te informacje.
Stwórz terminy rejestracji uczestników spotkania w odniesieniu do osi czasu, z którymi kontakt do działu sprzedaży hotelu musi poinformować personel o swoich potrzebach. Użyj zachęt, aby zachęcić do wcześniejszej rejestracji, w tym obniżonych opłat rejestracyjnych lub dodatków konferencyjnych. Upewnij się, że uczestnicy wiedzą, co jest dostępne do użytku w hotelu, i zastanów się nad rejestracją dodatkowych aktywności w formularzu. Zabiegi spa, nieformalne kolacje i wycieczki to rzeczy, które możesz uwzględnić, jeśli hotel ma środki, aby je zapewnić i spełniają one warunki twojego spotkania.
Kontaktuj się ze swoim handlowcem, gdy przekroczysz ostateczną datę, aby upewnić się, że ma on liczbę osób, które biorą udział i co będzie potrzebne w hotelu. Oprzyj wszelkie dodatkowe numery dotyczące komunikacji, którą otrzymujesz od potencjalnych uczestników, którzy chcą wziąć udział, ale pragną zarejestrować się na miejscu i numery historyczne do rejestracji na miejscu.
Poproś o ponowne sprawdzenie swojej grupy na dwa tygodnie przed spotkaniem. Do tego czasu zostanie utworzone CV grupy i będzie ono gotowe do udostępnienia pozostałej części hotelu. Chcesz się upewnić, że liczby i działania przechwycone przez kontakt sprzedaży odpowiadają Twoim liczbom i zaplanowanym działaniom na spotkanie. Zadawaj pytania, aby upewnić się, że rozumiesz każdy sprawdzany element zamówienia. Natychmiast usuń wszelkie rozbieżności do kontaktu ze sprzedawcą.
Sprawdź swoją fakturę w hotelu i dopasuj ją do informacji, które sprawdziłeś przy wznowieniu swojej grupy i informacji rejestracyjnych twojej organizacji po zakończeniu spotkania. Sprawdź niedokładności i obciążenia. Jeśli znajdziesz, skontaktuj się z przedstawicielem handlowym i kierownikiem sprzedaży, aby mogli zostać odpowiednio poprawieni.
Wskazówki
-
Poproś o kopię swojej grupy przed spotkaniem, aby zachować swoje zapisy. Przejrzyj przykładowe formularze CV, aby zorientować się, czego będzie potrzebował dział sprzedaży hotelu. Przekaż wszelkie istotne zmiany, które wpłyną na Twoje uczestnictwo w spotkaniu tak szybko, jak to możliwe.
