Komitet ds. Planowania wydarzeń może się przydać, jeśli odpowiadasz za dużą lub skomplikowaną działalność. Komitet powinien zostać utworzony wcześniej, aby mógł uczestniczyć w planowaniu od początku do końca. Przenieś inicjatywę, jeśli chodzi o ustalanie terminów i rekrutację członków komisji.
Zacznij robić plany dla komisji na kilka miesięcy przed wydarzeniem. Ustal, jak często komitet powinien się spotykać i ograniczać spotkania do minimum, aby ludzie się nie nudzili. Zaplanuj dodatkowe spotkania w miarę zbliżania się wydarzenia.
Ustal obowiązki członków komitetu i planuj wszelkie podkomisje, zanim podejdziesz do ludzi, aby dołączyć do komisji.
Zaproś ludzi do przyłączenia się do komitetu. Skoncentruj się na ludziach, którzy wykazali zainteresowanie wydarzeniem lub mają doświadczenie w planowaniu podobnych wydarzeń. Zapytaj osobiście i podaj indywidualnie wszystkie szczegóły, które zaplanowałeś do tego momentu. Wyślij im e-maile, dziękując im za przyłączenie się do komisji i przypominając im o szczegółach swojego pierwszego spotkania.
Niech każdy członek wypełni krótki formularz z danymi kontaktowymi na pierwszym spotkaniu. Przejrzyj harmonogramy spotkań i podaj szczegóły dotyczące zdarzenia i wszelkich bieżących zasobów lub problemów. Wskaż, gdzie potrzebujesz pomocy i jakie decyzje należy podjąć. Przedstawcie podkomitety i pozwólcie grupie ustalić, którzy członkowie będą nimi kierować. Przydziel krzesła podkomitetów do końca pierwszego posiedzenia.
