Jak pisać biznesową pocztę e-mail. Ponieważ coraz więcej firm korzysta z internetu, znacznie częściej otrzymujesz list firmowy pocztą e-mail niż staromodną pocztą ze ślimakami. Profesjonalnie prowadzisz swoją działalność, wykorzystując odpowiednie techniki e-maili biznesowych.
Użyj szczegółowej linii tematu. Kierownictwo firmy często skarżą się, że e-mail z tematem linii, które są niewyraźne lub puste grunty w folderze wiadomości-śmieci. Unikaj ignorowania poprzez włączenie prostego, ale dokładnego tematu.
Powiedz cześć. Biznesowa poczta e-mail stała się tak nieoficjalna, że niektórzy ludzie nawet nie zaczynają od powitania. Unikaj tego nawyku. Prawidłowo adresuj osobę, którą piszesz, i używaj dwukropka zamiast przecinka. Na przykład "Drogi panie Smith:" to poprawne otwarcie biznesu. Możesz przełączyć na przecinek po nawiązaniu korespondencji w przód iw tył.
Podsumować. Przejdź historię życia i przejdź do rzeczy. Biznesowa poczta e-mail powinna być krótka i zwięzła. Możesz poinformować swojego współpracownika o przyjęciu urodzinowym swojego syna w pokoju przerw, a nie w raporcie, który do niej przesyłasz.
Wybierz linię zamknięcia i trzymaj się jej. Jeśli wolisz zakończyć służbowy adres e-mail słowem "Dziękuję", zakończ to zawsze. Niektórzy ludzie wolą "Z poważaniem" lub "Najlepiej" lub "Bardzo prawdziwie Twój". Jeśli zgadzasz się z zamknięciem, ludzie będą kojarzyli tę linię z Twoimi e-mailami i czują, że znają Cię lepiej jako partnera biznesowego.
Zbuduj dobrze poinformowany, ale kontrolowany podpis. Podpisy firmowych e-maili powinny zawierać pełne imię i nazwisko (nigdy nie tylko inicjały), tytuł, firmę i wszelkie istotne informacje, których może potrzebować współpracownik, aby skontaktować się z Tobą. Oprzyj się pokusie, by podpis składał się z 10 linii. Dodatkowe długie podpisy są postrzegane jako pobłażliwe w świecie biznesu.
Wskazówki
-
Zawsze sprawdzaj pisownie i sprawdzaj firmowy adres e-mail. Nieformalność jest nie do zaakceptowania tylko dlatego, że korespondujesz online. Unikaj używania wykrzykników. Dźwięk jest trudny do interpretacji w e-mailu. Zachowaj neutralny ton, używając kropek zamiast wykrzykników. Większość ludzi woli, aby dokumenty były wysyłane jako załączniki, a nie kopiowane i wklejane do treści wiadomości e-mail.
Ostrzeżenie
Pamiętaj o sile "CC" i "BCC" podczas wysyłania wiadomości e-mail dla firm. Twój e-mail może zostać odczytany przez kogoś, kto został "skopiowany na ślepy węgiel" w dowolnym momencie, więc ważne jest, aby pozostać profesjonalistą.
