Techniczna propozycja to jedno z najważniejszych zadań w biznesie lub piśmie technicznym. Dobrze napisana propozycja może zabezpieczyć twoją organizację nowego klienta sprzedaży, dużego projektu lub dotacji na finansowanie badań lub innych działań. Dla wielu organizacji skuteczne propozycje techniczne mają zasadnicze znaczenie dla ich dalszego sukcesu.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Zapytanie ofertowe (RFP)
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
Przestudiuj dokładnie zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe. Wiele organizacji wysyła zapytania ofertowe, gdy chcą otrzymać ofertę na produkt lub usługę. Zapytania ofertowe zawierają wytyczne dotyczące tego, co powinny obejmować wnioski, a także kiedy i komu należy je składać. Dobra propozycja nie powinna odbiegać od wytycznych zawartych w RFP. Niestety niektóre zapytania ofertowe mogą być niejasne, oferując niewiele wskazówek. Jest to szczególnie problematyczne, gdy próbujesz opracować kosztorysy w swojej ofercie. Krok 4 oferuje sugestie dotyczące radzenia sobie z niejasnymi lub niejasnymi pytaniami ofertowymi.
Zaplanuj swoją propozycję przed jej napisaniem. Często możesz nie wiedzieć więcej o kliencie lub źródle finansowania niż to, co jest w RFP. Odrób swoją pracę domową i dowiedz się, co możesz o organizacji i jej decydentach. Następnie poświęć trochę czasu na burzę mózgów na temat potrzeb organizacji. Propozycje, które wykazują niewielkie lub żadne zrozumienie potrzeb klienta, często wynikają z pisania zbyt wcześnie, bez poświęcania czasu na myślenie o kliencie.
Przygotuj swoją propozycję. Zmienne, takie jak rozmiar i zakres projektu, a także potencjalny klient, który otrzyma Twoją propozycję, określą długość i format. W niektórych sytuacjach odpowiednia jest krótsza propozycja memo. Inne sytuacje, takie jak duże projekty lub propozycje dotacji wysyłane do dużych organizacji, będą wymagać dłuższych propozycji, takich jak formalne sprawozdanie techniczne.
Uwzględnij w treści wniosku harmonogram dostaw towarów lub zadań oraz oszacowanie kosztów. Postępuj zgodnie ze specyfikacją w RFP. Jeśli zapytanie ofertowe jest mało precyzyjne, istnieje wiele sposobów na rozwiązanie tego problemu. Jedną z propozycji jest zaoferowanie potencjalnemu klientowi zestawu opcji, z których można wybrać. Alternatywą jest zrobienie własnych założeń i określenie ich we wniosku. Po trzecie, możesz skontaktować się z potencjalnym klientem i zadać wiele pytań. Wielu klientów to doceni, ponieważ pokazuje, że dbasz o projekt.
Zorganizuj propozycję w taki sposób, aby przyciągnąć uwagę czytelników i skupić je na kluczowych punktach. Zacznij od streszczenia, które podsumowuje twoją propozycję. Rozwiń szczegóły, w tym koszty, w głównej części wniosku. Koniec z wnioskiem, który podkreśla korzyści płynące z wyboru firmy. Zachowaj streszczenia, podsumowania i wnioski zwięzłe i wolne od żargonu technicznego, aby były dostępne dla wszystkich czytelników, niezależnie od wiedzy technicznej. Szczegółowe informacje techniczne w treści wniosku.
Edytuj i sformatuj swoją propozycję, upewniając się, że jest wolna od błędów i że dokument jest łatwy do odczytania. Podkreśl, w jaki sposób Twój projekt spełni potrzeby klienta. Rozważ wyjaśnienie kwalifikacji kluczowego personelu do projektu, który proponujesz. Użyj list (z punktorami lub liczbami), aby wyróżnić kluczowe punkty. Użyj nagłówków i podtytułów, aby rozbić duże bloki tekstu.
Wskazówki
-
Sformatuj swoją propozycję za pomocą podejścia "abstrakcja, treść, konkluzja" lub ABC.
Ustanowić potrzebę tego, co jest proponowane.
Bądź realistą w swoich kosztorysach i harmonogramie.
Skoncentruj uwagę na konkluzji - masz szansę na trwałe wrażenie.
Upewnij się, że informacje o kosztach są łatwe do znalezienia, ponieważ czytelnicy będą go szukać.
