Co to jest zamówienie?
Zamówienie zakupu to sposób na zamówienie towarów i usług przez firmy i firmy. Czasami zamówienie jest określane jako zgłoszenie zapotrzebowania lub po prostu jako P.O. Zamówienie zakupu jest pisemnym dokumentem między kupującym a sprzedawcą, zawierającym szczegółowe informacje o przedmiotach, usługach i innych niezbędnych informacjach dotyczących towarów i usług, które kupujący zamierza nabyć od sprzedającego.
Kto wystawia zamówienie?
Zamówienia zakupu są inicjowane przez nabywcę i zazwyczaj są w unikatowych numerowanych, wstępnie wydrukowanych formularzach. W zależności od wielkości firmy jedna osoba może być odpowiedzialna za inicjowanie zamówień, na przykład Agent ds. Zakupów. Lub kilka osób w dziale zakupów może dzielić się zadaniem zamawiania towarów i usług.
Jakie informacje dotyczą zamówienia?
Informacje podane w zamówieniu mogą się różnić w zależności od rodzaju towarów lub usług. Jednak większość zamówień zakupu zawiera szczegóły zamawianych towarów i / lub usług. Informacje te mogą być tak szczegółowe, jak to pożądane przez nabywcę. Najważniejszym elementem dotyczącym zamówienia zakupu jest unikalny numer zamówienia. Liczba ta będzie używana do śledzenia zakupów, zaległych zamówień, otrzymanych przesyłek i zobowiązań. Niektóre inne szczegóły zawarte w zamówieniu to: opis części lub robocizny, numery części, zakupiona ilość, koszt jednostkowy, koszt całkowity, warunki płatności, sposoby dostawy, terminy dostaw, warunki wysyłki, wysyłka na adresy, oferowane rabaty i może zawierać dane kontaktowe w przypadku pojawienia się pytania o zamówienie.
Co się dzieje po otrzymaniu zamówienia?
Dzisiejsza technologia umożliwia wysyłanie zamówień za pośrednictwem usługi pocztowej, poczty elektronicznej, faksu i telefonu. Gdy dystrybutor towarów lub usług otrzyma zamówienie, podejmowane są niezbędne kroki w celu wypełnienia zamówienia. Gdy zamówienie jest wysyłane, do przesyłki dołączany jest zazwyczaj formularz pakowania, zawierający odniesienie do zamówienia, tak aby po otrzymaniu towaru zamówienie mogło zostać oznaczone jako kompletne. Po wypełnieniu i wysłaniu zamówienia (lub wykonaniu, jeśli dotyczy to pracy), faktura z żądaniem zapłaty zostanie wysłana od sprzedawcy do nabywcy. Faktura odwoła się również do numeru zamówienia. Po otrzymaniu faktury, zobowiązania mogą weryfikować i porównywać fakturę z zamówieniem. Ostatnim krokiem jest zapłata faktury przez nabywcę za otrzymane towary i usługi.
