Zorganizowany i rozbudowany program spotkań zapewnia, że wszystkie ważne tematy zostaną omówione na danym spotkaniu. Struktura konspektu pomaga kierować kierunkiem spotkania, dzięki czemu nie przeskakujesz z jednego tematu do drugiego, umożliwiając prowadzenie biznesu w bardziej efektywny sposób. Rozpocznij tworzenie planu zajęć na długo przed spotkaniem, aby móc utworzyć kilka wersji roboczych i wysłać je uczestnikom przed spotkaniem, aby dać im znać, czego się spodziewać.
Zapisz wszystkie tematy, które musisz omówić na spotkaniu. Zacznij jak najszerzej. Na przykład zapisz "Planowanie", które może zawierać kilka podtematów. Korzystaj z notatek z poprzednich spotkań, e-maili i informacji, które musisz mieć, aby mieć zapisane wszystkie potrzebne tematy.
Komunikuj się z innymi planistami spotkań lub uczestnikami i pytaj, czy mają jakieś tematy wymagające uwagi. Daj im termin na zaproponowanie tematów i pozycji, abyś miał czas na dalsze badania lub korespondencję, jeśli to konieczne, a następnie wstaw je do konspektu.
Uporządkuj swoje tematy. Poszukaj tematów, które można umieścić pod większym tematem. Jeśli nie, przejdź do każdego ogólnego tematu i podziel go na konkretne punkty programu. Na przykład agenda spotkań produkcyjnych może zawierać "konflikty prób" i "daty do zapamiętania" w ramach tematu "Planowanie".
Połącz swoje główne tematy według ich ważności. Zdecyduj, które tematy powinny być najpierw omówione na podstawie tego, jak ważne są one, ile czasu trzeba będzie na nie przedyskutować i jakie są specjalne uwagi, na przykład osoba, która przedstawia część spotkania, która musi wcześniej wyjść.
Wpisz główne tematy na liście pionowej pogrubioną czcionką o większej czcionce, około 14 do 16 punktów. Wcięcie lub tabulacja raz i wypunktowanie każdego podtematu bezpośrednio pod głównym tematem. Możesz dowolnie pisać lub pisać tematy i podtematy. Uwzględnij szczegółowe punkty pod każdym z podtematów.
Pocisk i wcięcie tych elementów również, więc siedzą pod podtematem, po prawej stronie. Większość programów automatycznie wcina, punktuje i numeruje po naciśnięciu "Enter" i "Tab" na końcu głównego lub podtekstu.
Wpisz wszystkie niezbędne informacje o spotkaniu w górnej środkowej części dokumentu, w tym tytuł i datę spotkania, godzinę, lokalizację, zaproszone lub oczekiwane osoby i dane kontaktowe organizatora spotkania.
Zapisz nazwę prezentera każdego tematu obok głównego lub podtekstu, jeśli dotyczy. Zwróć uwagę, ile czasu poświęcasz na każdy temat. Sprawdź z prezenterem, aby upewnić się, że dasz jej wystarczająco dużo czasu.
