Był czas, kiedy transakcje księgowe były ręcznie rejestrowane na dużych, kolumnowych arkuszach zielonego papieru zwanych padami księgi rachunkowej. Na szczęście dla właścicieli firm oprogramowanie księgowe pomaga sprawić, aby księgowość była wydajna, dokładna i zgodna z przepisami. Wybór oprogramowania księgowego jest ważnym czynnikiem dla każdego właściciela firmy lub specjalisty od zarządzania i powinien otrzymać najwyższy priorytet.
Funkcjonować
Oprogramowanie księgowe przechowuje transakcje biznesowe na różnych kontach, które są oznaczone przez typ transakcji i kategorii. Przychody i koszty są dwoma rodzajami transakcji przechowywanych w oprogramowaniu księgowym. Przykłady kategorii obejmują koszty wynagrodzeń i materiały biurowe. Pełna lista wszystkich transakcji zarejestrowanych według rodzaju i kategorii jest nazywana księgą główną.
Rodzaje
Oprogramowanie księgowe ogólnie dzieli się na dwa rodzaje. Pierwszy typ jest przeznaczony dla specjalistów księgowych, którzy mają jasne zrozumienie rachunkowości księgi głównej. Drugi typ przeznaczony jest dla właścicieli firm, którym brakuje podstawowej wiedzy na temat rachunkowości. Oprogramowanie księgowe może być również specyficzne dla branży.
funkcje
Oprogramowanie księgowe dzieli funkcjonalność na moduły, które są albo standardowe dla oprogramowania, albo zakupione osobno. Rozrachunki z dostawcami i należności są przykładami dwóch modułów, które zwykle stanowią część standardowego pakietu księgowego. Zarządzanie listą płac i zapasami to przykłady dodatkowych modułów, które można zakupić osobno. Niektóre programy księgowe są instalowane bezpośrednio na komputerze osobistym lub w sieci, podczas gdy inne oprogramowanie jest dostępne za pośrednictwem Internetu.
Rozważania
Najważniejszą rzeczą do rozważenia przy wyborze oprogramowania księgowego jest poziom wykształcenia osoby, która będzie korzystać z oprogramowania. Inne ważne kwestie do rozważenia to funkcjonalność i koszt. Obliczając całkowity koszt inwestycji, nie zapomnij uwzględnić kosztów konwersji, kosztów pomocy technicznej i rocznych opłat za przedłużenie. Krzywa uczenia się jest również ważnym czynnikiem przy wyborze oprogramowania księgowego. Obrót jest kosztowny, a oprogramowanie o stromej krzywej uczenia się może znacznie zwiększyć koszty związane z obrotem.
Korzyści
Oprogramowanie księgowe eliminuje nadmiarowość, która kiedyś istniała w funkcji rozliczania. Na przykład, gdy informacje o dostawcy zostaną wprowadzone do modułu zobowiązań, informacja nigdy nie musi być wprowadzana ponownie, niezależnie od tego, ile czeków wystawisz temu dostawcy. Za jednym naciśnięciem przycisku oprogramowanie księgowe może również generować złożone sprawozdania finansowe, takie jak rachunek zysków i strat, bilans i zestawienie przepływów pieniężnych.
Expert Insight
Wielu producentów oprogramowania udostępnia wersje próbne swoich produktów. Twórz przypadki testowe codziennych transakcji księgowych i testuj je w każdej wersji próbnej, którą rozważasz. Jeśli wersja próbna nie jest dostępna, poproś przedstawiciela handlowego o demonstrację na żywo i przekaż mu swoje przypadki testowe. Zapytaj producentów o referencje klientów, najlepiej w Twojej branży.
