Proces zamykania rachunków umożliwia firmom weryfikację dokładności danych dotyczących wydajności i zapewnia zgodność z określonymi wytycznymi regulacyjnymi. Obejmują one ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, GAAP i międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej lub MSSF. Amerykańskie dyrektywy dotyczące papierów wartościowych i giełd dyktują również, w jaki sposób firmy muszą zajmować się zamykaniem swoich książek i przygotowywaniem sprawozdań finansowych.
Definicja
Proces zamykania sprawozdań finansowych obejmuje szereg czynności, które firma zobowiązuje się zamykać, korygować potencjalne błędy, dokonywać korekt i sporządzać dokładne sprawozdania finansowe zgodnie z GAAP i MSSF. Różni pracownicy uczestniczą w procesie zamykania, upewniając się, że firma spełnia swój ostateczny cel polegający na bezbłędnej, zgodnej z prawem sprawozdawczości finansowej. Tymi profesjonalistami są księgowi, księgowi i menedżerowie finansowi. Zwykle pracują pod nadzorem starszych specjalistów, takich jak kontrolerzy korporacyjni, dyrektorzy ds. Rachunkowości i dyrektor finansowy.
Publikowanie korekty wpisów
Księgowi publikują wpisy dostosowujące, aby zapewnić dokładność danych, dopasowując ile firma dokonała w danym okresie, ile wydała. Okres ten może wynosić miesiąc, kwartał lub rok obrotowy, ale najczęstszy jest proces miesięcznego zamknięcia. Korekty księgowe obejmują zmiany niezrealizowanych przychodów i kosztów opłaconych z góry. Niezrealizowane przychody to pieniądze, które firma otrzymuje z góry, obiecując, że prześlą towar lub świadczą usługi w późniejszym terminie. Koszt przedpłacony to gotówka, którą firma płaci dostawcy lub usługodawcy, rozumiejąc, że sprzedawca będzie wykonywał określone zadania w przyszłości. Na przykład firma płaci składki ubezpieczeniowe przez cały rok. Firma rejestruje płatność jako koszt przedpłacony, który jest aktywem krótkoterminowym, w bilansie firmy. Pod koniec miesiąca księgowy musi wprowadzić korektę uwzględniającą fakt, że firma ponosi tylko jeden miesiąc kosztów ubezpieczenia.
Korygowanie błędów
Korekta błędu stanowi integralną część procesu zamykania sprawozdań finansowych. Umożliwia menedżerom finansowym wyeliminowanie niedokładności matematycznych z mechanizmu zamykania ksiąg. Błędy te mogą wynikać z niewłaściwego stosowania zasad rachunkowości, niepoprawności liczbowej i zmian w GAAP i MSSF.
Przygotowanie salda próbnego
Po zaksięgowaniu wpisów korekty i poprawieniu błędów menedżerowie finansowi przygotowują saldo prób. Ten krok jest wstępem do przygotowania pełnowymiarowych raportów księgowych, ponieważ informacja o saldzie próbnym bezpośrednio wpływa do podsumowań danych końcowych. Saldo prób umożliwia firmie sprawdzenie, czy łączne kwoty są równe sumie obciążeń. Jest to wynik podstawowego równania księgowego, który nakazuje, aby aktywa były równe pasywom i kapitałom własnym.
Przygotowywanie sprawozdań finansowych
Prawidłowe saldo prób zapewnia dokładność i kompletność sprawozdań finansowych. Obejmują one sprawozdanie z sytuacji finansowej, zestawienie zysków i strat, zestawienie kapitału własnego oraz zestawienie przepływów pieniężnych.
