Stworzenie planu pracy jest ważne, ponieważ pozwala pracownikowi pokazać menedżerowi, w jaki sposób planuje zrealizować rzeczy, o które go prosi. Plan pracy może pomóc pracownikowi pokazać swoją wartość, ponieważ kwantyfikuje i ujmuje w słowa rzeczy, które pracownik robi, w przeciwnym razie mogą być niezauważone. Generowane są czasem ogólne plany pracy, które odnoszą się do ogólnej pracy wykonywanej przez daną osobę. Jednak plany pracy są często najskuteczniejsze, gdy są podzielone w celu omówienia pracy związanej z mniejszymi projektami. Im bardziej konkretny jest plan pracy, tym bardziej będzie on skuteczny. Podczas tworzenia planów pracy jest kilka rzeczy, które prawie zawsze powinny być uwzględnione.
Otwórz nowy dokument w edytorze tekstów, takim jak Microsoft Word. Utwórz kilka nagłówków w dokumencie. Nagłówki powinny być wymienione jako: "Problemy", "Cele", "Strategie", "Zasoby", "Oś czasu" i "Pomiary".
W sekcji "Problemy" opisz najważniejsze problemy. Spotkanie poświęcone ocenie potrzeb musi poprzedzać spisanie kluczowych kwestii. Podczas tego spotkania członkowie zespołu mogą ujawnić wszystkie istotne kwestie projektu. Ważne kwestie powinny znaleźć równowagę, omawiając potrzeby wszystkich zaangażowanych stron.
W sekcji "Cele" należy tworzyć i rejestrować osiągalne cele. Cele opisane w planie pracy powinny Cię rozciągnąć, aby je osiągnąć, ale nie powinny być nieosiągalne. Tworząc cele, zapamiętaj akronim SMART: Cele powinny być konkretne, mierzalne, akceptowalne, realistyczne i aktualne.
W sekcji "Strategie" znajdują się informacje o kluczowych strategiach. Prawdopodobnie będzie to najdłuższa i najbardziej obszerna część planu pracy. Każdy z głównych kroków lub etapów, które należy spełnić, powinien zostać tutaj zawarty. Należy również omówić potencjalne przeszkody we wdrażaniu strategii. Wyjaśnij, jak te przeszkody będą zarządzane.
W sekcji "Zasoby" omów zasoby niezbędne do wdrożenia strategii. Jeśli cały zespół pracuje nad projektem, wspomnij w planie pracy o zaangażowanych członków zespołu i jakie będą ich obowiązki. W przypadku znacznych inwestycji w sprzęt lub materiały, o których mowa, należy również o tym wspomnieć.
W sekcji "Oś czasu" utwórz oś czasu. Uwzględnij najważniejsze punkty planu, aby utworzyć oś czasu. Pamiętaj o podaniu daty rozpoczęcia, daty zakończenia oraz dat, kiedy będą miały miejsce określone wydarzenia i cele. Pozwoli to sobie, członkom zespołu i kierownictwu na łatwe sprawdzenie, czy projekt jest zaplanowany.
W "Pomiarze" uwzględnij metody pomiaru. Przedyskutuj, jak określisz sukces projektu. Może to obejmować anegdotyczne dowody. Najlepiej jednak uwzględnić wymierne sposoby, w których sukces zostanie określony. W zależności od projektu może to obejmować ilość sprzedaży, więcej przychodzących połączeń telefonicznych, więcej odwiedzin strony internetowej i podobnych danych.
Wskazówki
-
Stwórz jednostronicową stronę tytułową, która krótko omówi najważniejsze punkty planu pracy. Dołącz to do pełnego planu pracy.
Ostrzeżenie
Zbyt ścisłe trzymanie się planu pracy może być szkodliwe Tylko dlatego, że plan pracy sugeruje coś, nie oznacza to, że lepszy pomysł nie może nadejść. Plan pracy powinien być żywym dokumentem. Niewykonanie zmian może utrudnić osiągnięcie sukcesu.
