W zależności od wielkości wydarzenia planowanie projektu wydarzenia wymaga zainwestowania czasu i pieniędzy. Kluczem do pomyślnego zaplanowania wydarzenia jest posiadanie albo silnych umiejętności organizacyjnych, albo zatrudnienie kompetentnego zespołu. Przykładami projektów wydarzeń są warsztaty, debaty i promocje.
Zbuduj zespół. Każdy członek zespołu powinien mieć silne umiejętności organizacyjne i komunikacyjne, a także być dostępny dla regularnych spotkań dotyczących aktualizacji postępu.
Utwórz listę zadań z terminami. Ta lista kontrolna powinna zawierać wszystkie zadania, które należy wykonać dla projektu wydarzenia. Przydziel każde zadanie członkowi zespołu. W zależności od rodzaju zdarzenia i złożoności, użyj oprogramowania do zarządzania projektami lub arkusza kalkulacyjnego, aby zachować porządek. Na przykład, jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego, możesz mieć jedną kolumnę jako zadanie, a następne to, do kogo jest ona przypisana, a następnie termin. Na liście kontrolnej powinny znajdować się takie pozycje, jak zatrudnianie sprzedawców, zamawianie konkretnych dostaw, rezerwowanie lokalizacji, rezerwowanie lotu mówiącego, organizowanie cateringu, inicjatywy marketingowe i promocje, które należy wykonać.
Monitorowanie postępu. Regularnie sprawdzaj członków zespołu, czy planują wykonać zadania i czy wiesz o czymś wyjątkowym. Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami lub arkusza kalkulacyjnego, zaktualizuj go postępem każdego członka.
Przygotuj budżet. Budżet powinien uwzględniać przewidywane koszty i mieć swobodę w zakresie nieoczekiwanych wydatków. Bądź realistą w kwestii kosztów i upewnij się, że każdy członek zespołu wie, jaki budżet musi zostać zrealizowany. Jeśli członek zespołu musi przekroczyć budżet na pozycję na liście, powinien zgłosić to wcześniej, aby uzyskać uprzednią zgodę.
