Podczas gdy bezgotówkowe społeczeństwo może być idealnym scenariuszem futurystów, właściciele firm handlu detalicznego wiedzą, że jest mnóstwo ludzi, którzy wciąż używają pieniędzy i czeków, aby robić codzienne zakupy. Jeśli masz jakiś sklep lub restaurację, najprawdopodobniej masz stos czeków i gotówkę, z którymi możesz sobie poradzić pod koniec każdego dnia roboczego. Twój bank lub instytucja finansowa zażąda, abyś wypełnił zeskanowane depozyty firmowe ze wszystkimi depozytami. Zapewnia to rekord, który zabezpiecza zarówno ciebie, jak i bank w przypadku błędów rachunkowych.
Najlepsze praktyki dotyczące obsługi gotówki
Jeśli nie jesteś operatorem-właścicielem bez pracowników, ważne jest, aby ćwiczyć podwójną opiekę, jeśli chodzi o wszystkie procedury obsługi gotówki. Oznacza to, że ilekroć odliczasz pieniądze za swój ostateczny cel (lub przekazujesz go komuś innemu, tak jak w szufladzie kasowej), zawsze powinieneś uwzględnić dwie osoby, które będą liczyć i weryfikować sumy.
Po zliczeniu pieniędzy i wypełnieniu formularza wpłaty gotówkowej umieść go w worku depozytowym i zablokuj. Nigdy nie pozostawiaj luźnej gotówki w szufladzie biurka lub innej kryjówce bez przeliczania całej kwoty. Po zamknięciu torby sprawdź blokadę, aby upewnić się, że nie można jej otworzyć. Zapewni to, że kwota pieniędzy, którą policzyłeś, jest tą samą kwotą, która wpłynie do banku po dokonaniu wpłaty.
Użyj odpowiednich wpłat dla wpłat firmowych
Prawie wszystkie banki i instytucje finansowe będą dostarczać wydrukowane formularze depozytowe dla Twojej firmy. Większość z nich pobierze opłatę za tę usługę, więc możesz rozejrzeć się online, aby sprawdzić, czy możesz zamówić tańsze wersje przez e-mail. Niezależnie od źródła, dowody wpłaty powinny zawierać Twoją nazwę i adres firmy oraz dane banku, a także numer konta i numer banku.
Wypełnianie wpłat za usługi biznesowe
Wypełnij puste linie na kuponie, które są przewidziane na gotówkę i czeki. Rozpocznij od gotówki, która zostanie wskazana w górnej linii. Napisz sumę, w tym dolary i centy. Podwójne sprawdzenie, aby upewnić się, że na odcinku znajduje się właściwa kwota.
Wystawianie czeków na dowodzie wpłaty może być uciążliwe, szczególnie jeśli twoja firma bierze ich dużą liczbę każdego dnia, ale ważne jest, abyś wszedł do każdego indywidualnego czeku. Twój odcinek wpłaty będzie miał małą liczbę linii z przodu do wpisania czeków wraz z większą liczbą linii na odwrocie odcinka. Wprowadź czeki na przedniej stronie przekładki, aż zabraknie ci spacji, a następnie kontynuuj od tyłu.
Poniżej ostatecznego miejsca na kontrole na froncie znajduje się miejsce na sumę wpłaty czeku. Dodaj kwotę wszystkich czeków, które wpłacasz w tym dniu, i wpisz tę sumę w tym miejscu. Dodaj tę sumę częściową do kwoty gotówki w depozycie i umieść tę ostateczną sumę na dole arkusza wpłaty w miejscu przeznaczonym na to.
Po wypełnieniu całego formularza wpłaty, podpisz książkę rejestracyjną depozytu biznesowego i poproś osobę, która weryfikuje swój podpis, lub też go parafuje. Podpisz lub opieczętuj wszystkie czeki, aby je zatwierdzić. Umieść dowód wpłaty wraz z potwierdzonymi czekami i gotówką w torbie depozytowej i zablokuj, umieszczając go w bezpiecznym miejscu, aż będziesz mógł dokonać depozytu.
