Firma włącza się, składając dokument formacyjny zgodnie z prawem stanowym, zwykle z biurem sekretarza stanu, w którym firma chce się znaleźć. Ten dokument formacyjny jest nazywany statutem w większości stanów, ale jest również znany jako certyfikat włączenia lub czarteru w niektórych stanach z historią używania innej terminologii. Zakład jest uważany za włączony od momentu, w którym urząd państwowy akceptuje zgłoszenie i umieszcza pieczęć lub pieczęć państwową w dokumencie, nadając uprawnienia do działania w tym państwie. Znak państwowy na dokumentach założycielskich jest oficjalnym dowodem zarejestrowania, wskazującym dokładną datę przyjęcia przez państwo zgłoszenia, a korporacja powstała jako uznana jednostka.Państwo prowadzi rejestr dokumentów i dostarcza uwierzytelnione kopie i certyfikaty na żądanie, aby zapewnić opinię publiczną, że korporacja jest zarejestrowana w państwie i ma dobrą opinię.
Złożenie wniosku
Po złożeniu aktu założycielskiego w państwie, firma otrzyma pocztą potwierdzenie przyjęcia. Jeśli zlecenie biznesowe (i nie opłaca się) poświadczonej kopii artykułów w momencie składania dokumentacji, pokwitowanie może być jedyną przesyłką zwróconą przez państwo w celu sprawdzenia, czy zgłoszenie zostało przyjęte. Ten kwit zgłoszenia powinien być przechowywany w korporacyjnej dokumentacji firmy. W wielu przypadkach wymachanie oryginału zgłoszenia wraz ze zwykłą (niecertyfikowaną) kopią dokumentu założycielskiego jest wystarczającym dowodem zarejestrowania, łagodzącym potrzebę płacenia za poświadczone kopie artykułów za każdym razem, gdy korporacja musi dostarczyć oficjalną dokumentację.
Kopia Statutu
Statut jest dokumentem publicznym. Wszystkie stany prowadzą bazę danych obrazków, a większość stanów udostępnia tę bazę danych przez Internet. Każdy członek społeczności może uzyskać dostęp do bazy danych, a jeśli ta funkcja jest dostępna, pobierz kopię aktu założycielskiego, który został złożony w państwie (w przeciwnym razie dana osoba może zadzwonić do urzędu stanu, aby zamówić kopię).
Ten plik do pobrania będzie oznaczony znakiem stanu i okładką wskazującą datę zarejestrowania firmy, ale będzie to tylko kopia. Ta wersja, wraz z pokwitowaniem zgłoszenia, może być uważana za wystarczający dowód włączenia do otwarcia rachunku bankowego, ale prawdopodobnie nie wystarczyłaby do spełnienia wymogów należytej staranności dla wniosku o pożyczkę. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie co najmniej jednej poświadczonej kopii aktu założycielskiego w książce korporacyjnej.
Wniosek o uwierzytelniony odpis łatwo składa się w chwili złożenia wniosku o zapłatę dodatkowej opłaty i skutkuje zwrotem pokwitowania i kopii artykułów z oryginalnym pieczęcią państwową lub pieczęcią podniesioną. Poświadczoną kopię artykułów można również uzyskać w dowolnym momencie po złożeniu wniosku, składając pisemny wniosek i uiszczając opłatę.
Certyfikat włączenia
Kilka stanów (takich jak Missouri, Nowy Meksyk i Gruzja) wydaje to, co nazywają "świadectwem rejestracji", gdy firma zarchiwizuje swój statut. W niektórych przypadkach naliczana jest opłata, która jest naliczana w chwili złożenia wniosku o wydanie certyfikatu. W tych państwach, gdy wymagany jest dowód rejestracji, jedynym akceptowalnym dowodem jest oryginalny certyfikat włączenia. Jeśli firma ma opieczętowaną lub uwierzytelnioną kopię artykułów, ale nie ma certyfikatu, firma prawdopodobnie napotka problemy. Firma może złożyć wniosek o wydanie duplikatu certyfikatu po uiszczeniu opłaty.
Zaświadczenie o dobrym stanie
Kolejnym akceptowalnym dowodem rejestracji, który może zastąpić potwierdzoną kopię artykułów, jest zaświadczenie o dobrej opinii. Jest to dokument wydany przez państwo, który sprawdza, czy firma zarejestrowała się w danym stanie w określonym dniu i jest aktualnie aktywna i aktualna we wszystkich wymaganych dokumentach stanu. Ten certyfikat jest również umieszczany pod pieczęcią. Można go zamówić w dowolnym momencie, zwykle po uiszczeniu opłaty.
Prowadzenia działalności gospodarczej
Kontrola państwa obejmuje inkorporację i jest jedynym podmiotem, który może definitywnie ustalić, kiedy korporacja jest zarejestrowana w państwie i czy jest ona obecnie uprawniona do prowadzenia działalności. Jednak statut nie wymaga aktualizacji o najnowsze informacje dotyczące tego, kto kontroluje spółkę i czy działa zgodnie z planem. Często, gdy wymagany jest dowód rejestracji, znaczenie poszerza się o przedstawienie dowodu własności, dowodu operacji, dowodu adresu lub dowodu upoważnionego osoby podpisującej.
Tak więc, podczas gdy certyfikowane artykuły lub zaświadczenie o dobrej opinii jest technicznie dowodem rejestracji, firma może zostać poproszona o dostarczenie kopii jej regulaminów, protokołów posiedzeń zarządu, korporacyjnego organu przyznającego rezolucję do podjęcia określonego działania lub rachunku za media. ustalić adres lub inne rzeczy, które sprawdzają jego autorytet i zamiar prowadzenia działalności gospodarczej w państwie.
