Firmy organizują seminaria, aby szkolić lub prezentować informacje pracownikom, klientom, inwestorom i partnerom biznesowym. Organizatorzy korzystają z szeregu działań prezentacyjnych, w tym wykładów, prelekcji, sesji pytań i odpowiedzi, okrągłych stołów, sesji breakoutowych, filmów i pokazów slajdów, aby zaangażować odbiorców i osiągnąć ich cele.
Cele seminarium
Cele seminarium determinują wybór działań prezentacyjnych. Na przykład podczas seminarium szkoleniowego prezenter może chcieć rozwinąć wiedzę lub zrozumieć temat. Odpowiednim działaniem byłby wykład obsługiwany przez slajdy lub wideo oraz sesje typu breakout lub question-and-answer. Jeśli celem jest rozwijanie umiejętności, prezenter powinien również obejmować demonstracje. Seminarium, w którym można przekazać ważne informacje, takie jak ogłoszenie nowego produktu, wyniki finansowe lub fuzja, powinno zawierać prezentację wprowadzającą, sesję okrągłego stołu oraz sesję pytań i odpowiedzi.
Wykłady i prezentacje Keynote
Najbardziej podstawową działalnością prezentacyjną jest rozmowa lub wykład eksperta tematu. Jeśli na seminarium jest wielu prezenterów, niektórzy mogą prezentować kluczowe przemówienia. Keynotes to prezentacje, które obejmują najważniejsze tematy i są zazwyczaj przedstawiane przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla lub czołowych przedstawicieli branży. Podczas wykładów i przekazów przekazują informacje, są one jednokierunkową formą komunikacji i polegają na kompetentnych mówcach, aby przyciągnąć uwagę publiczności.
Materiał głośnika
Slajdy, filmy i inne pomoce wizualne, takie jak tablice typu flipchart i diagramy, pomagają prezenterom w wyjaśnieniu złożonych koncepcji lub w uzyskaniu większej przejrzystości danych. Slajdy powinny być proste i czytelne, aby słuchacze słuchali prezentera, zamiast czytać informacje na ekranie. Apple Corporation zaleca upuszczanie krótkich filmów na dłuższe prezentacje, aby zachować uwagę odbiorców.
Sesje Breakout
Wprowadzenie sesji breakoutowych zwiększa zaangażowanie publiczności na seminarium, pomaga wzmocnić zawartość prezentacji i zapewnia organizatorom natychmiastową informację zwrotną na temat sesji seminaryjnych. Małe grupy spotykają się w oddzielnych pomieszczeniach, wewnątrz lub na zewnątrz głównej sali seminaryjnej. Omawiają zawartość prezentacji i przekazują swoje opinie pozostałym odbiorcom. Firma prezentująca na przykład nowy produkt swoim działom sprzedaży może poprosić przedstawicieli handlowych o omówienie i zaproponowanie sposobów prezentacji produktu klientom podczas sesji breakout.
Okrągłe stoły i sesje pytań i odpowiedzi
Organizacja sesji przy okrągłym stole podczas seminarium daje widzom okazję do wysłuchania opinii różnych ekspertów omawiających ważny temat. Najlepiej byłoby, gdyby uczestnicy pochodzili z różnych środowisk lub mieli przeciwstawne poglądy, aby dać widzom zrównoważoną perspektywę. Przedstawiamy sesję pytań i odpowiedzi, dzięki której widzowie mogą dowiedzieć się więcej na dany temat z własnej perspektywy. Organizatorzy mogą zapraszać pytania z sali po każdej sesji seminaryjnej lub poprosić publiczność o zadawanie pytań przed seminarium, z prezenterami odpowiadającymi podczas jednej sesji. Pierwsze podejście pomaga w budowaniu dialogu między publicznością a prezenterami, ale może powodować problemy z synchronizacją seminariów w przypadku przekroczenia sesji pytań i odpowiedzi.
