Każda firma powinna mieć przemyślany budżet uwzględniający cele firmy, motywację pracowników i ograniczenia finansowe firmy. Dodatkowo, firma powinna brać pod uwagę zarówno dotychczasową działalność finansową i biznesową firmy, jak i cele, jakie firma ma na przyszłość.
Ustalanie celów
Przed ustaleniem budżetu firmy, komitet budżetowy lub inni kluczowi decydenci muszą ustalić cele dotyczące przyszłości firmy. Cele mogą na przykład obejmować oszczędności kosztów, które wymagałyby zupełnie innej formy budżetowania niż cele związane z rozszerzeniem firmy do drugiej lokalizacji.
Określanie dostępnych zasobów
Cele biznesowe powinny wpływać na proces budżetowania, ale z pewnością nie powinny narzucać go w całości. Firma musi również przeanalizować dostępne zasoby i określić, jakie są dostępne, aby osiągnąć swoje cele. Rzeczywiście dostępne zasoby mogą w dużym stopniu dyktować cele firmy. Dostępne zasoby nie są ograniczone do gotówki, którą firma ma do dyspozycji, ale mogą również obejmować potencjalne pożyczki lub dodatkowe inwestycje zewnętrzne. Dodatkowo, firma musi wziąć pod uwagę prognozy sprzedaży na nadchodzący rok.
Prognozowanie przyszłych potrzeb
Budżet jest wybiegający w przyszłość i wymaga pewnego oszacowania. Oczywiście niemożliwe jest dokładne przewidzenie przyszłych potrzeb budżetowych Twojej organizacji. Istnieją jednak pewne ważne źródła danych, na które można spojrzeć, aby uzyskać oszacowanie. Źródła te obejmują przeszłe dane firmy, wszelkie dostępne dane o konkurentach oraz analizę bieżących i rozwijających się trendów gospodarczych i regulacyjnych, które mogą sprawić, że nadchodzący rok będzie różnił się w jakikolwiek sposób od poprzednich lat.
Dopasuj przyszłe potrzeby do dostępnych zasobów
Częściej nie, twoje dostępne zasoby nie będą idealnie pasować do twoich przewidywanych przyszłych potrzeb. To na tym etapie cyklu budżetowego może być konieczne dokonanie kompromisu i negocjacji pomiędzy działami, aby określić, jak najlepiej przydzielić ograniczone zasoby firmy. Podczas przeprowadzania tego procesu należy pamiętać o priorytetach i strategicznych potrzebach firmy.
Uzyskanie ostatecznej zgody
Po opracowaniu pełnego budżetu, kolejnym krokiem jest uzyskanie zgody od komitetu budżetowego lub jakiegokolwiek podmiotu uprawnionego do podjęcia ostatecznej decyzji w sprawie budżetu. Im bardziej rygorystycznie pracujesz nad zaspokojeniem potrzeb wszystkich kluczowych interesariuszy podczas poprzednich kroków, tym bardziej powinien przebiegać ten proces.
Dystrybucja zatwierdzonych funduszy
Po sfinalizowaniu i zatwierdzeniu budżetu, ostatnim krokiem procesu budżetowania jest rozdzielenie przydzielonych funduszy na poszczególne działy i segmenty biznesowe. Zazwyczaj jest to obowiązek dyrektora finansowego lub kontrolera firmy.
Monitorowanie i ocena
Po sfinalizowaniu budżetu i rozdzieleniu środków budżetowych proces budżetowania nie jest zakończony. Powinieneś nadal aktywnie śledzić sukces budżetu, który utworzyłeś i zaimplementowałeś. Poszukaj obszarów, w których brakuje zasobów lub gdzie wydają się istnieć odpady, i pamiętaj o tych obszarach w przyszłych cyklach budżetowych.
