Recepcja budynku jest centrum informacyjnym dla wszystkich swoich operacji. Jest to nie tylko miejsce, w którym można zameldować się na wizytę, ale także może stać się niezbędne w nagłych wypadkach. W nagłych wypadkach recepcjonistka otrzymuje stosowne informacje o sytuacji i przekazuje tę informację swojemu właściwemu odbiorcy, powodując szybkie i właściwe zakończenie incydentu.
Przygotowania
Na początku sytuacji kryzysowej recepcjonista staje się dowódcą incydentu, a jego biurko staje się centrum dowodzenia wypadków. Aby prawidłowo funkcjonować podczas procedur awaryjnych, wszystkie niezbędne narzędzia powinny znajdować się w pobliżu. Okresowo sprawdzaj swój telefon, system przywoławczy i radia, aby upewnić się, że wszystkie one działają prawidłowo. Zapomnij o zapasach awaryjnych, takich jak apteczka pierwszej pomocy, AED, butla z tlenem, latarki i koce. Upewnij się, że masz wystarczające zapasy papieru nutowego, długopisów i ołówków. Powinien być dostępny podręcznik postępowania w nagłych wypadkach wraz z arkuszami kontrolnymi szybkiego dostępu do wykorzystania podczas incydentu.
Priorytety
Gdy pojawi się sytuacja nadzwyczajna, należy nadać priorytet temu, co jest i nie jest sprawą bezpośrednią, z którą należy się uporać. Na przykład możesz odebrać telefon od pracownika, który prosi oficera ochrony o eskortowanie jej do swojego samochodu. Twoja odpowiedź powinna brzmieć następująco: "W tej chwili bezpieczeństwo jest zaangażowane w sytuację awaryjną i nie jest w stanie ci pomóc, lepiej byłoby, gdybyś poprosił współpracownika, by cię eskortował".
Procedury awaryjne
Natychmiast otwórz podręcznik procedur awaryjnych w odpowiedniej sekcji i odwołaj się do niego za każdym razem, gdy nie jesteś całkowicie pewien, co robić. Wykonaj pisemne procedury w kolejności, w jakiej są wymienione, i staraj się zachować spokój. Pomaga to zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia błędów z Twojej strony.
Monitoruj wszystkie priorytetowe komunikaty i pomagaj w przekazywaniu ważnego ruchu radiowego odpowiednim osobom. Poczekaj, aby powiadomić policję lub straż pożarną.
Kontynuuj monitorowanie wejścia i wyjścia do swojej nieruchomości, umożliwiając lepszą kontrolę dostępu podczas sytuacji awaryjnych. Można to zrobić poprzez oglądanie punktów monitorowanych wideo, a także sprawdzanie osób pod kątem prawidłowego identyfikatora przy wejściu i wyjściu. Bądź na bieżąco w dzienniku gości, sprawdzając osoby w razie potrzeby.
Zwróć uwagę na swój najbliższy obszar recepcji, szukając podejrzanych osób lub przedmiotów. Natychmiast zgłaszaj cokolwiek niezwykłego.
Gdy przyjedzie policja i straż pożarna, pomóż im, czekając przy biurku na eskortę, aby skierować ich na miejsce zdarzenia. Jeśli eskorta nie jest dostępna, przekaż im uproszczoną mapę dojazdu. Przygotuj się do pomocy władzom w razie konieczności w procedurach ewakuacyjnych.
Po incydencie upewnij się, że wypełniłeś wszystkie niezbędne dokumenty raportu. Pomaga to firmie w kwestiach odpowiedzialności i usprawnieniu przyszłych procedur awaryjnych.
