Formularz 944 został specjalnie zaprojektowany przez Internal Revenue Service, aby zwolnić małe firmy z obowiązku składania swoich zeznań podatkowych u źródła co kwartał za pośrednictwem formularza 941. Obie te formularze są używane do zgłoszenia federalnego podatku dochodowego, odliczeń Medicare i Social Security, które są zatrzymywane z kontroli pracowników. Pracodawca jest również zobowiązany do zgłoszenia swoich składek na Medicare i Social Security. Gdy zarejestrujesz się jako pracodawca w IRS, trudno ci się zakwalifikować, aby nie składać formularza 944, nawet jeśli nie masz jednego pracownika.
Chodzi o to, że właściciel małej firmy musi również złożyć swój podatek, ale skoro składają tak niewielkie kwoty, nie ma sensu składanie podatków więcej niż raz w roku. Byłoby wygodnie, gdyby udało im się to załatwić w jednym rocznym zgłoszeniu.
Formularz 944 kontra 941
Zarówno Formularz 941, jak i Formularz 944 są wykorzystywane przez pracodawców do zgłaszania podatków od pracy swoich pracowników. Jak więc wygląda sytuacja w przypadku formularza 944 kontra 941?
Główna różnica między nimi polega na tym, że formularz 944 jest składany corocznie, a nie kwartalnie, jak w przypadku 941. Jako pracodawca, nie można używać obu formularzy w tym samym roku przez ten sam okres. Możesz użyć jednego lub drugiego, który zależy od konkretnych okoliczności. Większość pracodawców woli złożyć formularz 941, co oznacza, że składają oni swoje dokumenty kwartalnie. Dopiero wtedy, gdy pracodawca spełni warunki wymagane do złożenia formularza 944.
Kto korzysta z formularza 944?
Formularz 944 ma na celu konkretny cel, a mianowicie pomaga najmniejszym pracodawcom w corocznym składaniu podatku od pracy, a nie co kwartał. IRS uważa pracodawcę za małego, gdy jego podatki z tytułu podatku od pracy wynoszą nie więcej niż 1000 USD rocznie. Jest jednak kilka innych wymagań, które musisz spełnić, aby zakwalifikować się do formularza 944.
Powiadomienie z IRS
Istnieją sytuacje, w których IRS powiadomi pracodawcę, że powinien skorzystać z formularza 944, aby złożyć swoje podatki. Kiedy tak się dzieje, pracodawca jest zobowiązany corocznie składać Formularz 944 za swoje podatki. Dotyczy to również sytuacji, w których pracodawca wolałby skorzystać z formularza 941, aby złożyć swoje podatki.
Czasami nowy pracodawca przewiduje, że rozsądnie nie zapłaci więcej niż 1000 USD podatku od pracy w początkowym roku działalności. W takim przypadku mogą złożyć formularz 944 i wskazać swoje oczekiwania w wierszach 13 i 14 formularza SS-4 lub SS-4PR w tym samym czasie, gdy ubiegają się o numer EIN lub numer identyfikacyjny pracodawcy.
Jeśli pracodawca nie dostarczy tych informacji podczas ubiegania się o ich numer EIN, oczekuje się, że będą używać Formularza 941 do składania swoich podatków pracy raz na kwartał.
Who Files Form 944?
Nie ma znaczenia, czy masz jednego pracownika, czy masz 10; tak długo, jak mieli pracownicy w roku, należy złożyć formularz 944. Nie ma również znaczenia, czy pracownicy zarabiają bardzo mało pieniędzy lub dużo pieniędzy w tym roku.
Twoje wymagania dotyczące zgłoszenia będą opierać się na zarobkach wypłaconych pracownikom w ciągu roku kalendarzowego. Należy o tym pamiętać, ponieważ istnieją sytuacje, w których pracownicy mogli zarobić w poprzednim roku, ale zapłaciliście im w bieżącym roku. W związku z tym Twoje wymagania dotyczące zgłoszenia będą oparte na płaconych zarobkach, bez względu na to, jaki okres zostały uzyskane.
Na przykład powiedzmy, że Twoi pracownicy pracowali w danym tygodniu, ale otrzymali płatność tydzień później. Tak się składa, że był to tydzień, w którym nastąpiło przejście z grudnia na styczeń. W styczniu wystawiłeś listy płac za godziny przepracowane w grudniu. Wszystkie płace, które płacisz swoim pracownikom, będą zgłaszane do urzędu skarbowego na podstawie roku kalendarzowego. Oznacza to, że powinieneś złożyć Formularz 944 za wszystkie płace za grudzień, które zostały zapłacone w styczniu.
Pracodawcy bez pracowników
Rozsądnie jest zastanawiać się, co się dzieje, gdy nie masz pracowników. Czy nadal należy wypełnić formularz 944? Czy powinieneś złożyć formularz 941? Czy istnieje jakiś inny formularz, który powinieneś złożyć? Należy wziąć pod uwagę pięć sytuacji: zamknięty biznes; brak pracowników; zmiana w strukturze biznesowej; sprzedał firmę lub połączył ją. Każdy scenariusz ma inne reguły dotyczące zgłoszenia.
Zamknięta firma lub brak pracowników
Jeśli w ogóle nie masz pracowników i nie spodziewasz się, że w przyszłości zatrudnisz kogoś, po raz ostatni spytasz o formularz 944.
Jeśli zdecydujesz, że chcesz zamknąć firmę, powinieneś również złożyć ostateczny Formularz 944.
Na stronie drugiej, trzeciej części formularza 944, oczekuje się, że oznaczysz pole i wprowadzisz datę końcowej listy płac. Powinieneś również dołączyć notatkę, która doradza IRS, gdzie otrzymają listy płac i kto je zatrzyma. Jest to ważne, ponieważ IRS musi wiedzieć, że może śledzić twoje rekordy w dowolnym momencie, nawet po zamknięciu firmy. Dlatego nie należy zaniedbać złożenia formularza 944.
Zmieniono Twoją prawną strukturę biznesową
Załóżmy, że Twoja firma rozpoczęła działalność jako partnerstwo, a teraz chcesz ją przekształcić w jednoosobową firmę. W tym przypadku będziesz musiał ubiegać się o nowy numer identyfikacyjny pracodawcy. Następnie możesz złożyć formularz 944. Będziesz jednak musiał dołączyć oświadczenie w formularzu, które wskazuje na charakter zmiany w strukturze Twojej firmy, na przykład na zmianę z partnerstwa na firmę jednoosobową. Będziesz musiał również wspomnieć, kiedy nastąpiła zmiana oraz nazwisko i adres osoby, która zachowuje twoje dane płacowe.
Sprzedałeś swój biznes
Jeśli sprzedajesz swój biznes, sytuacja jest podobna do sytuacji, gdy kończysz działalność. Powinieneś złożyć jeden ostatni Formularz 944 i złożyć wszystkie zarobione pieniądze swoim pracownikom przed sprzedażą firmy. Wszelkie wynagrodzenie płacone przez nowego pracodawcę pracownikom po sprzedaży będzie obowiązkiem pracodawcy złożyć raport.
Połączyłeś swój biznes
Ta sama zasada, co sprzedaż firmy, ma zastosowanie, jeśli łączysz swoją firmę z inną firmą. Skutecznie robisz, kończąc jeden biznes i rozpoczynając kolejny. Można go również uznać za zmianę w strukturze firmy, na przykład w przypadku przekształcenia jej z firmy jednoosobowej w spółkę osobową.Powinieneś złożyć jeden ostatni Formularz 944 i zgłosić wszystkie płace, które zapłaciłeś pracownikom, zanim doszło do fuzji.
W każdych okolicznościach należy pamiętać, że celem formularza 944 jest umożliwienie właścicielowi małej firmy wygodnego składania podatków. Jeśli płacisz więcej niż 1000 USD podatków w danym roku i masz kilku pracowników, to nie ma większego sensu składanie formularza 941, ale jest to również obowiązkowe.
