Kierownik projektu regularnie spotyka się z członkami wewnętrznego zespołu projektowego, aby omówić jej obecne projekty. Ponadto kierownik projektu może ułatwiać spotkania z interesariuszami projektu, kierownictwem wykonawczym i klientami w celu rozpoczęcia projektu i może organizować bieżące spotkania w celu zapewnienia aktualizacji swoich projektów i odpowiadania na pytania dotyczące terminów i budżetów. Przygotowywanie się do każdego spotkania projektowego jest kluczowe w korzystnym wykorzystaniu zarówno czasu, jak i czasu uczestników spotkania.
Zaproś odpowiednie osoby na spotkanie projektowe. Określ cele, które musisz osiągnąć na spotkaniu w oparciu o zaproszonych. Podczas spotkania z członkami zespołu projektowego można ustalić cele związane z uzyskiwaniem aktualizacji statusu, rozwiązywaniem problemów wewnętrznych i dzieleniem się przez członków zespołu informacjami o projekcie. Jeśli spotykasz się z interesariuszami projektu, menedżerami i klientami, Twoim celem jest dostarczanie ogólnych aktualizacji i odpowiedzi na pytania.
Zaakceptuj tematy związane z agendą od zaproszonych na kilka dni przed spotkaniem. Zamiast uchylać się przed niespodziewaną krzywą na spotkaniu, zadawaj pytania i tematy dyskusji od osób związanych z projektem. To pozwoli ci przygotować i zaprosić innych, którzy będą mogli Cię wspierać na spotkaniu. Przewiduj, co zaproszeni goście będą chcieli usłyszeć i porozmawiać na temat projektu. Na przykład, jeśli wiesz, że klienci chcą rozmawiać o materiałach marketingowych, otrzymuj aktualizacje od działu komunikacji i zapraszaj przedstawiciela na spotkanie.
Stwórz formalny program spotkań w ramach projektu. Wyświetlaj szczegóły spotkania, takie jak nazwa spotkania, data, godzina, lokalizacja i numer połączenia konferencyjnego u góry strony. Lista tematów porządku, takich jak status kamieni milowych projektu; status funkcjonalnych obszarów biznesowych, takich jak dział IT, marketing, dział prawny i inne odpowiednie działy; budżet projektu; następne kroki; i wszelkie tematy sugerowane przez innych.
Wyślij wszystkim zaproszonym elektroniczne zaproszenie na spotkanie i agendę. Dołącz plan projektu lub raport o stanie, który będzie towarzyszył Twojej dyskusji na temat statusu i osi czasu. Wyślij zaproszenie tak wcześnie, jak to możliwe, a następnie dołącz do porządku obrad i załączników przynajmniej od jednego do dwóch dni przed spotkaniem. Pozwoli to zaproszonym na przeglądanie dokumentów i przygotowanie z wyprzedzeniem.
Sprawdź logistykę spotkań, na przykład rezerwację sal konferencyjnych i konfigurację pokoju na kilka dni przed spotkaniem. Sprawdź numer telefonu konferencyjnego i loginy spotkań internetowych, aby upewnić się, że działają i są łatwo dostępne. Ponieważ uczestnicy prawdopodobnie pracują nad wieloma zadaniami, nie chcesz tracić czasu na błędne numery telefonów i linki do stron internetowych.
