Wnioskowanie o płatność na zaległej fakturze wymaga podejścia, które równoważy asertywność i profesjonalizm. Przechowuj szczegółowe rekordy, aby ułatwić proces i śledzić faktury według numeru i daty usługi. Zdefiniuj warunki płatności na każdej fakturze, aby móc odwoływać się do zasad firmy podczas zbierania i dalszych zapytań.
Przyjazny telefon
Zadzwoń, aby poprosić o płatność za opóźnioną fakturę. Może to być szczególnie skuteczne, jeśli masz znajomą relację z klientem i zakładasz, że opóźniona płatność była niedopatrzymaniem. Na przykład "Cześć Stan, to jest Jane Smith z firmą ABC. Chcę się upewnić, że otrzymałeś fakturę, którą przesłaliśmy Ci za wysłanie w zeszłym miesiącu. To było datowane na 15 stycznia 2015. Minęło 10 dni, więc zastanawiam się, czy się zgubiło? Mogę wysłać ci teraz kopię, jeśli chcesz."
Formalne połączenie telefoniczne
Jeśli próbujesz uzyskać fakturę opłacaną przez dział księgowości dużej firmy lub przez nieznanego klienta indywidualnego, bardziej formalny ton jest odpowiedni. Zidentyfikuj się, podaj charakter rozmowy i podaj swoją prośbę. "To jest Jane Smith z ABC Company. Dzwonię w sprawie faktury nr 1234 przesłanej pocztą 15 stycznia 2015 r. Faktura jest obecnie nieopłacona, a ja dzwonię dziś, aby zapytać, jakiego rodzaju płatności chciałbyś dokonać."
Pisemne zapytanie
Podobnie jak formalne i nieformalne rozmowy telefoniczne, sposób składania pisemnego wniosku o płatność zależy od charakteru relacji biznesowych. Nieformalny e-mail do zwykłego klienta może być prosty, na przykład: "Wystarczy sprawdzić fakturę zaległą z ostatniego miesiąca. Załączam kolejny egzemplarz na wszelki wypadek. "Może być również formalny i asertywny, zwracając uwagę na charakter przestępczości i konsekwencje dalszych nieopłacanych należności. "Jeśli to konto pozostanie niezapłacone przez okres dłuższy niż 30 dni od daty wystawienia faktury, zostaniesz obciążony 10 procentową opłatą za opóźnienie i przyszłymi działaniami windykacyjnymi."
Dokonaj płatności łatwo
Przy składaniu wniosku o płatność należy podać kilka opcji, aby przyspieszyć transakcję. Możesz na przykład zaakceptować płatność kartą kredytową za pośrednictwem telefonu, gotówki lub przekazu pieniężnego pocztą, lub płatności elektroniczne za pośrednictwem witryny bankowości internetowej lub usługi e-płatności. Poproś o natychmiastową płatność, aby uniknąć dalszych opóźnień. Jeśli klient nie może zapłacić, poproś o częściową płatność lub umowę do zapłaty w określonym wcześniej terminie. Umieść wszystkie umowy na piśmie.
Podejmij działanie prawne
Twoja prośba o płatność może mieć większą wagę, jeśli masz adwokata. Może to być brane pod uwagę, gdy zaległa kwota faktury jest znacząca lub jest opóźniona o więcej niż 90 dni. Możesz także wziąć pod uwagę sąd ds. Drobnych roszczeń lub zatrudniając agencję windykacyjną, aby pomóc w twoich wysiłkach. Nie pozwól, aby niezapłacone konta pozostały niezmienione przez wiele miesięcy. Im dłużej faktura nie zostanie opłacona, tym większe prawdopodobieństwo, że w ogóle nie otrzymasz zapłaty.
