Planowanie przełomowej ceremonii może być względnie łatwe lub bardzo trudne, w zależności od pory roku, rodzaju i liczby zaangażowanych osób oraz współpracy lokalnej prasy. Poniżej znajdują się wskazówki dotyczące planowania udanej przełomowej ceremonii.
Wstępne planowanie przełomowego programu ceremonialnego
Ustal datę i godzinę ceremonii. Pamiętaj, aby pamiętać o dostępności przedstawicieli, którzy muszą być zaangażowani.
Ustaw program dla wydarzenia.
Zrób listę wszystkich osób, które mają zostać zaproszone. Może to być miasto, hrabstwo, a nawet urzędnicy państwowi i federalni; lokalna Izba Handlowa i grupy zajmujące się rozwojem gospodarczym; kadry kierowniczej firmy lub organizacji, dla której ma miejsce przełom; i lokalna prasa.
Opracuj plan awaryjny na wypadek złej pogody. Może to obejmować krótką ceremonię poza urzędnikami, aby wykopać pierwszą łopatę z resztek ceremonii, która odbyła się w pobliskim miejscu lub w obszarze namiotu. Jeśli pogoda zakazuje jakiejkolwiek ceremonii na zewnątrz, zdecyduj, czy przenieść ceremonię do alternatywnej daty deszczowej, czy też wyeliminuj ceremonialne kopanie i przytrzymaj wszystko w środku.
Określ najlepszy sposób przedłużenia zaproszenia na wydarzenie. Jeśli impreza jest zamknięta dla publiczności, zaproś uczestników pocztą, telefonicznie lub bezpośrednio przez e-mail. Jeśli jest dostępny dla publiczności, zaproszenia można również publikować w lokalnej gazecie i publikować w publicznych ogłoszeniach dotyczących służby w radiu i telewizji.
Zadzwoń, aby potwierdzić, że data i godzina ceremonii są zgodne z harmonogramem każdej osoby, która jest w programie. Upewnij się, że wszyscy, którzy zostaną poproszeni o zabranie głosu lub zrobienie czegoś w związku z wydarzeniem, rozumieją swoje role w programie oraz ilość czasu, jaką muszą wypowiedzieć.
Śledź wszystkie RSVP dla celów logistycznych. Jeśli mówca programowy powinien odejść w ostatniej chwili, poproś o alternatywnego mówcę, aby zajął jej miejsce i dokonaj niezbędnych ustaleń tak szybko, jak to możliwe.
Przygotowanie do ceremonii
Zadzwoń do lokalnej Izby Handlowej lub grupy ds. Rozwoju gospodarczego, aby sprawdzić, czy mają przełomowy zestaw. Większość organizacji tego typu będzie miała liny lub wstążki do zaznaczenia miejsca, a także złote (lub inne kolorowe) łopaty i hardhaty na ceremonię. Zazwyczaj będą one dostarczane za darmo dla członków swojej grupy. Jeśli te rzeczy nie są łatwo dostępne, określ, jak uzyskać to, czego chcesz lub potrzebujesz na własną rękę.
Ustal budżet na wydarzenie. Jeśli budżet nie jest dostępny, określ sposoby otrzymywania darowizn, aby ceremonia odbyła się zgodnie z planem.
Zdecyduj się na dekoracje, jeśli będą potrzebne. Należy pamiętać zarówno o pierwotnych, jak i planach awaryjnych. Mieć je na miejscu co najmniej godzinę przed rozpoczęciem imprezy.
Umów się na napoje i artykuły papiernicze, jeśli dotyczy. Jeśli nie, upewnij się, że co najmniej woda słodka jest dostępna dla głośników programu.
Umów się na miejsce zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz. Jeśli nie ma możliwości siedzenia dla wszystkich ze względu na wielkość publiczności lub miejsce imprezy, zorganizuj miejsce siedzące wyłącznie dla uczestników programu i innych dygnitarzy. Ustal, czy zostanie przydzielone miejsce do siedzenia. Jeśli tak, zrób tabelę miejsc siedzących, aby wszyscy uczestniczący w ceremonii wiedzieli, gdzie zasiądą uczestnicy programu i inni dygnitarze.
W razie potrzeby zorganizuj namiot. Upewnij się, że jest włączony i znajduje się na miejscu kilka godzin przed zaplanowanym rozpoczęciem wydarzenia.
Umów się na system dźwiękowy, jeśli jest wymagany. Upewnij się, że jest skonfigurowany i przetestowany przed rozpoczęciem ceremonii.
W razie potrzeby ułóż pojemniki na śmieci. Upewnij się, że są niepozornie na miejscu przed rozpoczęciem imprezy.
Przygotuj metki dla wszystkich dygnitarzy biorących udział w wydarzeniu, aby można je było łatwo zidentyfikować. Umów się, aby ktoś powitał ich po przybyciu i usadził.
Oznacz witrynę kopania liną lub flagami, aby ludzie wiedzieli, dokąd się udać. Ułóż plastikową ściereczkę, jeśli miejsce jest zabłocone, aby nie uszkodzić butów uczestników.
Upewnij się, że wszyscy uczestnicy wykopalisk mają twardy kapelusz. Należy pamiętać, że takie czapki mogą być niezbędne dla wszystkich uczestników, jeśli ceremonia odbywa się w wyznaczonym obszarze hard-hat.
Prowadzenie ceremonii
Upewnij się, że wszyscy uczestnicy znajdują się w przydzielonych im miejscach przed rozpoczęciem ceremonii. Upewnij się, że rozumieją ich parametry i czas, przez który muszą mówić.
Zadzwoń do uczestników, aby zamówić przed rozpoczęciem ceremonii. Witajcie wszyscy na uroczystości i przedstawcie pierwszego mówcę, kiedy nadejdzie pora. Przedstaw wszystkie wymagania logistyczne, takie jak miejsce odświeżania lub lokalizacja toalet.
Zrób zdjęcia zdarzenia w razie potrzeby. Inną możliwością jest zrobienie kopii zdjęć zrobionych przez prasę.
Utrzymuj przepływ programu od początku do końca. Jeśli to konieczne, zrób krok naprzód i od razu porozmawiaj z nim, aby utrzymać program na właściwej ścieżce lub pokryć brakującego uczestnika.
Zadbaj o porządek po zakończeniu imprezy. Upewnij się, że wszystkie śmieci zostały zebrane i że strona powróciła do stanu sprzed rozpoczęcia wydarzenia.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Lista lokalnych przedstawicieli prasy
-
Lista przedstawicieli miasta, powiatu, stanu i federacji
-
Zaproszenia
-
Lina do zaznaczenia strony
-
Łopata
-
Hardhaty dla uczestników
-
Aparat fotograficzny
-
Dekoracje
-
Bufet
-
Urządzenia do oznaczania miejsca
-
Nametags
-
Stół i krzesła
-
Podium z nagłośnieniem
-
Namiot
Wskazówki
-
"Miejsce" odpowiada przełomowej witrynie. Czas, który może się zmienić, zależy od wielkości odbiorców i warunków pogodowych. Może być niemożliwe, aby wszyscy chcieli się we właściwym miejscu we właściwym czasie, więc strzelaj do daty i czasu, które spełniają harmonogramy osób zaangażowanych. Przełomowe ceremonie obejmują zwykle uroczyste wykopanie pierwszej łopaty brudu. Mogą również zawierać uwagi od burmistrza lub innych urzędników miejskich, stanowych lub federalnych, izby handlowej lub liderów agencji rozwoju gospodarczego, a także urzędników z firmy lub organizacji, którzy dokonali przełomu. W większości przypadków najlepiej jest próbować pracować bez publicznego systemu adresowania ze względu na kłopoty i koszty związane z jego konfiguracją. Zachowaj proste przekąski, takie jak ciasto i cios. Większość osób biorących udział w imprezie ma napięty harmonogram i nie ma czasu na przedłużone bufety lub kolacje. Upewnij się, że są na miejscu co najmniej godzinę przed rozpoczęciem imprezy. Używaj metek tylko wtedy, gdy są potrzebne. Twarde czapki można często zapożyczyć od lokalnego przemysłu, jeśli nie można kupić funduszy. Zawsze bądź przygotowany, aby wkroczyć i zrobić wszystko, co jest wymagane, aby zapewnić pomyślny wynik. Podziękuj uczestnikom za przybycie słownie lub za pomocą pisemnej komunikacji.
Ostrzeżenie
Nigdy nie udostępniaj publiczności w obszarze twardych czapek bez przestrzegania prawidłowego protokołu ustanowionego przez władze miasta, stan i rząd federalny.
