Jeśli planujesz pracować jako sekretarka lub asystent administracyjny, musisz upewnić się, że masz odpowiednie umiejętności. Rola sekretarza i asystenta administracyjnego zmieniła się szybko w ostatnich latach, a umiejętności, jakich potrzebują poszczególne osoby, również uległy zmianie. Zrozumienie, które umiejętności i umiejętności są najważniejsze, może ułatwić znalezienie pracy i zwiększyć sukces.
Znajomość obsługi komputera
Większość prac sekretarskich odbywa się teraz na komputerach, więc sekretarki muszą mieć solidne umiejętności obsługi komputera. Umiejętności te obejmują umiejętność korzystania z głównych pakietów oprogramowania biurowego, takich jak pakiet Microsoft Office. Niedoszłe sekretarze powinni zapoznać się z kilkoma różnymi wersjami pakietu Microsoft Office, ponieważ nie wszystkie firmy korzystają z najnowszej wersji.
Dobre umiejętności komunikacyjne
Sekretarze muszą mieć solidne umiejętności komunikacyjne, zarówno pisemne, jak i ustne. Sekretarki są często wzywani do komunikowania się w imieniu swoich szefów i muszą być w stanie przedstawić siebie i swoich pracodawców w możliwie najlepszym świetle. Sekretarki są często proszone o komponowanie listów z minimalnymi instrukcjami od ich szefów. Oznacza to, że muszą posiadać doskonałą znajomość języka angielskiego oraz solidną znajomość etykiety biznesowej i właściwych formatów komunikacji biznesowej. Potrzeba doskonałej komunikacji rozciąga się na wszystkie obszary, od stosunkowo nieformalnej komunikacji, takiej jak poczta e-mail i komunikatory, aż po propozycje biznesowe i listy formalne.
Wpisywanie i umiejętności administracyjne
Sekretarki muszą mieć bardzo silne umiejętności pisania na klawiaturze, ponieważ znaczna część ich dnia spędzana jest na pisaniu listów, wiadomości, e-maili i innych pisemnych wiadomości. Wielu pracodawców wymaga od sekretarek składania testu pisania, więc przygotuj się i ćwicz umiejętności pisania przed rozmową kwalifikacyjną. Wiele sekretarek pełni również funkcje administracyjne, takie jak podstawowe rachunki i listy płac. Silne umiejętności matematyczne są ważne w zawodach sekretarskich, dlatego bardzo ważne jest doskonalenie tych umiejętności.
Umiejętności ludzi
Silne umiejętności interpersonalne są niezbędne dla każdego sekretarza lub asystenta administracyjnego. Osoby te rutynowo pracują z wieloma różnymi działami i muszą być w stanie dogadać się ze wszystkimi członkami organizacji, aby skutecznie wykonywać swoją pracę. Sekretarze pracują również z osobami spoza organizacji, często służąc jako ich szefowie. Przyjazna postawa i umiejętność dogadywania się z innymi jest niezbędna do tego zadania.
