Wydarzenia związane z gromadzeniem funduszy są prowadzone od małych społeczności i gali tematycznych po wydarzenia publiczne. Według P. Burke Keegana, autora "Fundraising for Nonprofits", przed zaplanowaniem wydarzenia, musisz być w stanie zidentyfikować 50 procent swoich uczestników na małe, prywatne spotkanie. Na ekstrawagancję zrobi to 35 procent, mówi. Chociaż ogłoszenie w dokumencie przyciąga wszystkich chętnych do publicznej imprezy w parku, wydarzenia wymagające wysokiego zaangażowania finansowego lub listy gości ograniczonych wymagają osobnego zaproszenia, aby zapewnić obecność tej podstawowej grupy.
Wybierz format. Zarezerwuj szczegółowe listy wielostronicowe dla potencjalnych sponsorów wydarzeń lub głównych darczyńców sądowych. W przypadku rzeczywistej listy gości obecność osoby lub pary na imprezie pozostaje głównym celem. Wybierz wydrukowaną lub wygrawerowaną pojedynczą kartę dla najbardziej formalnych wydarzeń. W przypadku imprez typu casual dress wystarczy wydrukowany list.
Otwórz zaproszenie z zwrotem grzecznościowym lub ogłoszeniem o włączeniu. W przypadku listu należy zaadresować zaproszenie, używając tytułu społecznego osoby, np. Doktora, pana, panią lub pannę. Rozszerz zaproszenie w imieniu organizacji. Jeśli zaproszenie nie jest spersonalizowane, nie zwracaj się do danej osoby po imieniu i zacznij od wiadomości organizacji. Na przykład "Fundacja Kolekcjonerów Widżetów serdecznie zaprasza do udziału w Gali Pod Gwiazdami".
Opracuj szczegóły wydarzenia. Zdefiniuj format i cel wydarzenia, na przykład: "Uroczysta kolacja z dochodami z korzyścią dla programu zasięgu WCF". Przyciągnij do odbiorcy wiadomość o celebrytce, która uczestniczy jako mistrz ceremonii lub mówca.
Uwzględnij czas, datę i lokalizację. Poproś uczestników o odpowiedź na konkretnego wolontariusza lub pracownika charytatywnego lub konkretny adres e-mail.
Wymień opłatę rejestracyjną. Wskaż, czy jest oceniany na osobę, drużynę, stół lub zespół. Ogłoś wszelkie upusty ocenione na potrzeby zakupu biletu zaawansowanego.
Dodaj główny numer miejsca, aby zagubieni uczestnicy mogli wyjaśnić wskazówki w dniu wydarzenia. Wyjaśnij cel tego numeru. Na przykład napisz "Tylko dla wskazówek". Alternatywnie, wydrukuj małą mapę na odwrotnej stronie litery lub umieść małą wkładkę mapową na karcie zaproszenia.
Zamknij za pomocą haka. Rally zaprasza do wzięcia udziału w ostatnim apelu. Przypomnij im, dlaczego wydarzenie jest ważne. Na przykład: "Razem uratujmy psy w Orange County".
