Skuteczne systemy komunikacji są integralną częścią udanego biznesu. Aby zachować konkurencyjność i produktywność, firma musi wypracować zorganizowane, skuteczne podejście do korespondencji i komunikowania się z własnymi pracownikami, a także z klientami, sprzedawcami i innymi specjalistami. Na szczęście komunikacja biznesowa ewoluowała wraz z upływem czasu i obejmuje różne rodzaje wiadomości biznesowych, począwszy od prostych i wypróbowanych, a skończywszy na technologicznie wyrafinowanych.
Wiadomości biznesowe
Jeśli Twoja firma ma więcej niż jedną osobę, będziesz musiał ostatecznie zdecydować, jak najlepiej nagrać i rozprowadzić przychodzące wiadomości telefoniczne. Niektóre firmy zatrudniają kogoś do przeglądania połączeń telefonicznych, zapisywania wiadomości od osób dzwoniących i przekazywania ich pracownikom, dla których są przeznaczone. Inne firmy używają automatycznego systemu poczty głosowej, w którym dzwoniący zostawiają swoje wiadomości jako nagrania głosowe. W przypadku poczty głosowej każdy pracownik jest odpowiedzialny za śledzenie własnych wiadomości. Niektóre mniejsze firmy tworzą tylko skrzynki poczty głosowej dla oddzielnych działów firmy zamiast pojedynczych pracowników.
Notatki biurowe
Memorandum (memorandum) to rodzaj korespondencji, którą pracownicy mogą wykorzystywać do komunikacji w ramach własnego działu lub pomiędzy działami tej samej firmy. Notatki są zazwyczaj krótkie i nie mają formalnego sformułowania zewnętrznej korespondencji biznesowej na piśmie. Jednak notatki mają format i ogólną strukturę. Każda firma formatuje notatki zgodnie z własnymi preferencjami, ale w ogólności notatki pokazują odbiorcę, nadawcę i temat na górze, czasem pogrubioną czcionką. Treść wiadomości znajduje się poniżej tej informacji w zwykłym składzie. Pracownicy mogą dostarczać osobiste notatki lub korzystać z dystrybucji poczty między urzędami firmy. W niektórych zawodach, takich jak prawo i opieka zdrowotna, ludzie wykorzystują notatki do wysyłania krótkich wiadomości innym specjalistom, a w niektórych przypadkach także klientom. Ludzie mogą wysyłać tego rodzaju wiadomości pocztą, e-mailem i faksem.
Biznesowy e-mail
Obecnie wiele firm używa korespondencji e-mail jako sposobu komunikacji w firmie, a także z klientami, dostawcami i innymi firmami. Jeśli firma ma witrynę internetową, pracownicy mogą mieć adresy e-mail z nazwą domeny firmy, na przykład "[email protected]". Korespondencja e-mailowa jest zazwyczaj mniej formalna niż korespondencja odręczna, co ma swoje zalety i wady. Wiele firm, które pozwalają swoim pracownikom korzystać z firmowych adresów e-mail, uważa za przydatne ustalenie jednolitego standardu dla firmowej poczty e-mail. Firmy mogą ograniczać wykorzystanie pracowników tylko do celów biznesowych i ściśle regulować rodzaje załączników e-mail, które pracownik może pobrać. Jeśli firma zawarła z pracownikami umowę o zachowaniu poufności, umowa ta prawdopodobnie rozszerzy się na korzystanie przez pracowników z firmowej korespondencji e-mail. Firma znajduje się w zakresie swoich uprawnień, aby wymagać od pracownika reprezentowania firmy w pozytywnym świetle, jednocześnie odpowiadając firmowemu adresowi e-mail. Niektóre firmy mogą wymagać, aby pracownicy korzystający z firmowej poczty e-mail dodawali automatyczne podpisy e-mail do swoich wiadomości e-mail. Podpis ten może zawierać pełne imię i nazwisko pracownika oraz jego tytuł w firmie, a także nazwę firmy, numer telefonu, stronę internetową i inne stosowne informacje.
Korespondencja biznesowa
Profesjonalna korespondencja biznesowa ma długą i formalną historię. Firmy często zlecają drukowanie na papierze firmowym, na którym drukowana jest cała korespondencja biznesowa. Projekt na papierze firmowym może zawierać logo firmy, jak również ogólne informacje kontaktowe, takie jak adres pocztowy firmy, numer telefonu i faksu oraz adres strony internetowej. Niektóre firmy dostosowują główny szablon firmowy dla osób w firmie, dodając rozszerzenia osobiste i indywidualne adresy e-mail do informacji kontaktowych. Pisemna korespondencja biznesowa ma formalną strukturę. Chociaż dokładny format może się różnić, na ogół data jest u góry litery, a pełne imię i nazwisko odbiorcy, tytuł, firma i adres pocztowy są poniżej daty. Nie musisz dodawać linii tematu ani etykiet pól, takich jak "Do:" obok nazwiska i adresu odbiorcy. Pisemna korespondencja biznesowa używa powitań otwierających, takich jak "Drodzy" na początku, po których następuje nazwisko odbiorcy, a na koniec końcowy pozdrowienie, takie jak "Z poważaniem", z nazwą nadawcy poniżej. Nadawca może chcieć ręcznie podpisać list w celu osobistego kontaktu. Jeśli ktoś inny niż nadawca listu napisał lub napisał, maszynistka powinna zawierać inicjały nadawcy, dwukropek i własne inicjały pod podpisem. Jeśli ta sama litera zostanie wysłana do wielu odbiorców, powinna zostać zaadresowana do głównego odbiorcy, a następnie wszyscy pozostali odbiorcy powinni zostać odnotowani na dole wiadomości e-mail obok liter "CC", które oznaczają "kopię węgla".
