Firma może zajmować się setkami lub tysiącami plików każdego roku. Organizacja eliminuje to dręczące, zestresowane uczucie, które dostajesz, szukając czegoś ważnego. Odpowiedni system archiwizacji może pomóc Twojej firmie działać sprawniej i efektywniej.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Pliki
-
Wiszące pliki
-
Zakładki etykiet
Przeanalizuj swoje pliki. Czy najlepiej sortować je według nazwiska klienta, projektu lub chronologicznie? Wybierz cechy, których będziesz używać podczas wyszukiwania pliku.
Oznacz wyraźnie swoje pliki. Oddziel mniejsze pliki na kategorie w wiszącym folderze. Na przykład "lipiec 2008" może mieć własny, oznaczony folder do powieszenia, a wszystkie umowy lub foldery z tego miesiąca można wstawić do folderu do powieszenia.
Oddzielne pliki do różnych szafek na dokumenty. Mieć jedną szafę na pliki administracyjne, takie jak zamawianie materiałów eksploatacyjnych, informacje o płacach i wznowienia; kolejna szafka na pliki klienta z gotowymi umowami i informacjami o płatności i projekcie; i każdy inny typ, jakiego potrzebuje Twoja firma. Oznacz wyraźnie szafki.
Przetestuj swój system archiwizacji, zanim przedstawisz go swoim współpracownikom. Upewnij się, że wszystko możesz łatwo znaleźć, a sposób, w jaki wszystko zorganizujesz, ma sens. Jeśli wszystko uporządkowałeś chronologicznie, ale test pokazuje, że alfabetycznie ma więcej sensu, zmień swój system.
Zadzwoń na krótkie spotkanie i wyjaśnij system archiwizacji. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, jak działa system i jak ważne jest przestrzeganie tego systemu.
Zdecyduj, kto dokona zgłoszenia. Możesz delegować zgłoszenia do jednej osoby lub pozwolić każdemu pracownikowi złożyć własne zgłoszenie. Pracownicy mogą mieć szafki na dokumenty w swoich biurach, ale nadal potrzebujesz centralnego archiwum, najlepiej z jedną osobą odpowiedzialną.
Codziennie przechowuj ważne dokumenty. Rutynowe wypełnianie dokumentów pomaga utrzymać porządek i sprawia, że wypełnianie formularzy staje się większym zadaniem niż to konieczne. Używaj tacek do segregowania w każdym biurze i upewnij się, że tace są opróżniane pod koniec każdego dnia pracy.
Oceniaj system archiwizacji co sześć do 12 miesięcy. Usuń przestarzały materiał z systemu.
