Często, gdy organizacja szuka zewnętrznej pomocy dla projektu, wystawia zapytanie ofertowe lub wniosek o wydanie wniosku. Kontrahenci następnie odpowiadają na zapytanie ofertowe, wskazując, w jaki sposób mogą pomóc w projekcie i dlaczego ich firma lub zespół jest najlepszą opcją dla tego zadania. Aby otrzymać najbardziej kompletne odpowiedzi i dokonać właściwego wyboru, zapytania ofertowe muszą zawierać podstawowe informacje.
Zapytanie ofertowe musi zawsze zaczynać się od wprowadzenia i przeglądu organizacji, która wystawiła wniosek, oraz problemu lub projektu, w którym potrzebna jest pomoc. Wprowadzenie zwykle nie jest dłuższe niż akapit lub dwa i musi również zawierać datę zakończenia projektu i proponowany budżet. Włączenie tych informacji pomaga firmom w podjęciu decyzji, czy odpowiedzieć na zapytanie ofertowe.
Szczegóły Projektu
Druga część zapytania ofertowego musi zawierać szczegółowe informacje na temat konkretnego projektu lub programu. Podaj szczegóły dotyczące celu i struktury projektu, a także szczegóły dotyczące zespołu pracującego nad nim, jego lokalizacji, harmonogramu i statusu. Informacje te pomagają respondentom zrozumieć kontekst projektu; mogą następnie dostosować swoją odpowiedź do potrzeb organizacji wnioskującej.
Zakres usług
Zapytanie ofertowe musi szczegółowo określać usługi, których szukasz od zewnętrznej firmy. Ten zakres usług jest prawdopodobnie najważniejszą częścią RFP, ponieważ firmy reagujące będą dokładać wszelkich starań, aby opracować propozycje spełniające wszystkie Twoje potrzeby. Chociaż należy uwzględnić konkretne zadania, które są kluczowe dla ukończenia projektu, lista wymaganych usług musi być dość ogólna, ponieważ każda firma odpowiadająca będzie miała własne podejście do projektu. Umożliwienie zewnętrznym firmom szczegółowego przedstawienia swoich pomysłów i procesów może pomóc w podjęciu bardziej świadomej decyzji dotyczącej najlepszej firmy na dane stanowisko.
Budżet
Podczas gdy niektóre firmy, które wystawiają zapytania ofertowe, wahają się zawierać informacje o budżecie, jeśli masz ścisły budżet, włącz go do RFP. Zapytanie ofertowe musi zawierać sekcję, w której prosi się firmy, aby szczegółowo opisały, w jaki sposób planują wykorzystać budżet, a także rozbicie wymagań i procedur dotyczących płatności i płatności. Należy również podać informacje na temat rodzaju udzielanego zamówienia i czasu trwania umowy.
Kwalifikacje
Kiedy wybierasz firmę zewnętrzną do współpracy z Twoją firmą, potrzebujesz najlepszej, najbardziej wykwalifikowanej firmy, na którą możesz sobie pozwolić. RFP musi zawierać sekcję, w której odpowiadające firmy mogą wyszczególnić swoje kwalifikacje do pracy. Jeśli szukasz konkretnego doświadczenia, poproś respondentów, aby szczegółowo opisali swoje umiejętności i doświadczenie w tym obszarze. Ponadto, prośby o referencje, zarówno dla firmy jako całości lub dla poszczególnych członków zespołu.
Ocena i przesłanie
Zapytania ofertowe muszą zawierać zestawienie kryteriów oceny i wskazówek dotyczących składania wniosku. Bądź jasny i konkretny, wskazując datę i godzinę dotrzymania terminu, a także konkretny adres, na który otrzymasz propozycje. Jeśli istnieją okoliczności, które doprowadziłyby do natychmiastowej dyskwalifikacji, należy je również uwzględnić.
