Pisanie czeków biznesowych różni się od odpisywania czeków osobistych, ponieważ więcej informacji jest umieszczanych na czeku - zwykle na czeku zwrotnym - tak, aby zarówno Ty, jak i odbiorca dokładnie wiedzieli Państwo, w jaki sposób płatność ma zostać zastosowana. Ponadto wszystkie twoje kontrole biznesowe będą księgowane na twoich kontach, dzięki czemu Twoje środki pieniężne i konta będą aktualne. Kontrole biznesowe mogą być wykonywane w dwóch lub trzech egzemplarzach, więc kopie kontrolne można zachować na przyszłość. Wreszcie, kontrole biznesowe, w przeciwieństwie do kontroli osobistych, mogą wymagać więcej niż jednego podpisu. Podążanie za ustalonym systemem zapisu kontroli biznesowej sprawi, że proces będzie skuteczny i pozwoli uniknąć błędów.
Przygotuj wszystkie informacje wymagane do napisania czeków biznesowych. Będziesz potrzebować pełnej nazwy wszystkich odbiorców, adresów odbiorców, numerów i kwot wszystkich faktur lub rachunków do zapłaty, a także całkowitej kwoty czeków. Jeśli używasz skomputeryzowanego programu księgowego do drukowania czeków, postępuj zgodnie z instrukcjami w podręczniku użytkownika oprogramowania - prawdopodobnie będziesz musiał wybrać każdą fakturę lub konto do zapłaty, a następnie wydrukować raport w celu sprawdzenia przed sprawdzeniem drukowania.
Wyrównaj swoje kontrole biznesowe w drukarce, jeśli używasz komputera do drukowania czeków. W przeciwnym razie przygotuj się do ręcznego wpisania czeków.
Wydrukuj lub wpisz wszystkie informacje dotyczące płatności na czekach służbowych. Jeśli korzystasz z komputerowego programu rozliczeniowego, każdy czek kontrolny zostanie wydrukowany automatycznie. W przypadku ręcznego wystawiania czeków należy zanotować nazwę odbiorcy, numer rachunku dostawcy, odbiorcę, datę kontroli, numer każdej faktury lub rachunku, który ma zostać zapłacony, oraz kwotę zapłaconą za tę fakturę lub rachunek. konto. Na koniec zanotuj całkowitą kwotę czeku.
Wydrukuj swoje kontrole biznesowe. Jeśli korzystasz z komputera, każde sprawdzenie wydrukuje się automatycznie. Będziesz musiał tylko monitorować drukarkę, aby upewnić się, że kontrole są wyrównane. Jeśli piszesz swoje kontrole biznesowe ręcznie, u góry i po prawej stronie czeku znajduje się miejsce na datę kontroli. Pod datą, zaczynając od lewej strony, wydrukuj nazwę odbiorcy po "Zapłać do zamówienia." Jeśli miejsce na to pozwala, podaj również adres odbiorcy. Poniżej informacji o odbiorcy, zaczynając od lewej strony, wydrukuj kwotę czeku, używając słów dla wszystkich dolarów i ułamków liczbowych dla centów - "Sto i 00/100 dolarów", na przykład. Na koniec, z prawej strony, wpisz kwotę w dolarach za pomocą cyfr - "100,00 dolarów".
Zapisz swoje kontrole biznesowe w swoim rejestrze czeków. Jeśli używasz skomputeryzowanego programu księgowego do wydrukowania czeków biznesowych, informacje te mogą zostać zapisane automatycznie lub może być konieczne opublikowanie go później. Wydrukuj kompletny raport dla twoich papierowych zapisów. W przypadku ręcznego rejestrowania czeku należy podać datę czeku, nazwę odbiorcy, faktury lub zapłacone rachunki, kwotę wpłaconą na każdą fakturę lub konto oraz całkowitą kwotę czeku. Zaktualizuj swoje księgi dla wszystkich kont, których dotyczy problem.
Sprawdź swoje czeki! Każdy popełnia sporadyczne błędy. Dodatkowe zero, na przykład, może być dewastującym błędem.
Wykonaj kopię zapasową swoich danych, jeśli używasz skomputeryzowanego programu księgowego. Następnie, jeśli osobny krok jest wymagany do zaksięgowania czeków, zrób to teraz.
Zatwierdź kontrole biznesowe podpisane przez osobę upoważnioną do podpisywania czeków. Niektóre kontrole biznesowe wymagają więcej niż jednego podpisu. Upewnij się, że otrzymałeś wszystkie niezbędne podpisy przed wysłaniem czeków.
Złóż swoje kopie czekowe za pomocą opłaconych faktur lub rachunków, jeśli używasz podwójnych lub potrójnych czeków. Jeśli nie masz kopii czeku, zanotuj numer czeku, datę i kwotę płatności na każdej zapłaconej fakturze przed złożeniem wniosku.
