Składanie jest jedną z tych najważniejszych prac, których nikt z nas nie lubi. Konfigurując nowy system archiwizacji, należy go wykonać tak, aby był łatwy w użyciu. Niektórzy ludzie lubią konfigurować swój system alfabetycznie, a niektóre według numerów. Inne ustawiały je według kategorii, a następnie alfabetu. Wybierz, co działa dla Ciebie.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Szafka na dokumenty
-
Kartowane pliki manila
-
Kartonowe przekładki
-
Marker dokładny
Zorganizuj swoje kategorie, takie jak czynsz lub kredyt hipoteczny. Odłóż pliki do budynku, narzędzi i materiałów eksploatacyjnych. Przejrzyj całą twoją papierkową robotę. Daj każdemu podmiotowi kategorię. Postaraj się, aby kategorie były zbieżne z kategoriami IRS, ułatwia to pod koniec roku.
Utwórz dzielnik dla każdej kategorii. Napisz na dzielniku, jaka to jest kategoria. Odłóż je na bok.
Gdy płacisz rachunek, wpisz datę, kiedy zapłaciłeś za część rachunku, który trzymasz, lub rachunek. Jeśli korzystasz z czeków, wpisz numer czeku i kwotę zapłaconą za pokwitowaniem. Jeśli płacisz elektronicznie, napisz numer potwierdzenia i kwotę na nim zapłaconą. Zaplanuj całą swoją papierkową robotę na dzień, w którym pracowałeś, nawet jeśli to nie jest rachunek. Przykładami innych dokumentów mogą być uzgodnienia bankowe, faktury za zamówienia i rachunki wysyłane do klientów. Następnie udokumentuj każdy paragon lub dokumentację w swoim systemie księgowym. Quickbooks i Microsoft Money mają doskonałe programy do prowadzenia księgowości małych firm.
Utwórz folder manila dla każdej oddzielnej części kategorii wymienionej w kroku 1. Przykładem może być kategoria Narzędzia, a folderami będą ABC Electric, CITY woda i kanalizacja oraz połączenia internetowe INT. Jeśli Twoja firma ma sprzedawców, skonfiguruj poszczególne pliki dla każdego dostawcy. Skonfiguruj pliki dla każdego z klientów. Przejrzyj każdą kategorię i skonfiguruj wszystkie poszczególne foldery.
Skonfiguruj plik dla każdego pracownika. Ponieważ większość małych firm nie ma działów personalnych zajmujących się obsługą pracowników i przechowujących na ich temat zapisy, będziesz musiał zachować co najmniej prosty plik na ich temat. Umieść swoje rekordy płac. Poinformuj wszystkie ukończone szkolenia. Zachowaj kopie licencji, jeśli są wymagane. Będziesz także chciał udokumentować wszelkie spory, które mogły mieć z tobą. Napisz, o czym jest spór i jaki był rezultat.
Zachowaj oddzielny plik dla swoich rachunków, gdy kupujesz coś dla swojej firmy. Najpierw udokumentuj je w swojej księdze. Chcesz umieścić je w pliku. Raz w miesiącu przeglądaj plik pokwitowań i umieszczaj je we właściwym pliku i kategorii. Można zszywać razem miesiące kwitów i pisać na nich miesiąc. Nawet jeśli korzystasz z karty kredytowej, jest to dodatkowa dokumentacja, jeśli miałeś podlegać audytowi przez IRS.
Umieść dzielniki kategorii w schowku, alfabetycznie je. Alfabetycznie każdy z folderów w tej kategorii. Umieść je za przegrodą. Przejrzyj każdą kategorię i zgłoś je.
Wskazówki
-
Możesz dostosować dowolny system plików, aby ułatwić korzystanie z niego. Dopóki można szybko znaleźć informacje, jest to dobry system archiwizacji.
