W miejscu pracy istnieje wiele sytuacji, w których trzeba pisać dokumenty w miejscu pracy, takie jak sprawozdania z postępów, listy i dyrektywy. Konieczne może być tworzenie bardziej złożonych form komunikacji, takich jak prezentacje ustne i wideo, propozycje, instrukcje obsługi, opisy techniczne i strony internetowe. Konieczne może być również skuteczne badanie, dyskusja na temat innowacji technologicznej, negocjowanie na globalnym rynku i rozważenie konsekwencji dokumentów, które produkują Ty lub Twoi pracownicy.
Porozumiewanie się
Komunikacja techniczna ułatwia przekazywanie koncepcji pracownikom lub klientom, ale czasami może pomóc w kierowaniu pracowników w konkretny sposób. Możesz chcieć, aby twoi pracownicy rozumieli szczegóły jakiegoś systemu technologicznego lub podejmowali określoną akcję przy użyciu tego systemu. Na przykład, jeśli pracownicy w twoim banku nie księgują prawidłowo wpłat na rachunki, poinstruowałbyś ich o właściwej praktyce, pisząc wszystkie właściwe instrukcje.
Koszt
Ważne jest, aby zrozumieć komunikację techniczną, ponieważ może to kosztować dużo pieniędzy, które mogą pójść na marne, jeśli nie są właściwie wykorzystywane. Według badań przeprowadzonych przez Instytut Badań Biznesowych w Dartnell, może to kosztować prawie 20 USD, aby wyprodukować i wysłać list, biorąc pod uwagę czas, jaki zajmuje pracownikowi napisanie listu oraz koszt papieru, druku i pieczęci. Całkowity koszt korespondencji firmy, taki jak e-mail, listy, notatki i raporty, jest kosztownym, ale niezbędnym ćwiczeniem.
Generowanie przychodu
Twoje umiejętności komunikacyjne mogą kosztować firmę, ale mogą równie dobrze zarabiać, ponieważ dobrze przygotowana broszura, strona internetowa, list sprzedaży, loteria lub propozycja mogą generować dochód firmy. Dobrze napisany biuletyn lub dokładna prezentacja dla klientów i zainteresowanych stron może zapewnić zadowolenie klientów i pozyskać nowych klientów. W gruncie rzeczy dobra komunikacja może pomóc ci zapłacić tobie lub pracownikom.
Instrukcja
Komunikacja techniczna pomaga w badaniach i tworzeniu informacji o procesach technicznych lub produktach skierowanych do twoich pracowników za pośrednictwem różnych mediów, takich jak Internet. Na przykład może wydawać instrukcje dotyczące aplikacji komputerowych, procedur medycznych lub przepisów ochrony środowiska mających na celu dotarcie do pracowników w zależności od firmy, z którą masz do czynienia. Korzysta z technologii, takich jak strony internetowe lub portale społecznościowe, i zapewnia instrukcje dotyczące produktów i usług.
Relacje klient-klient
Odnoszący sukcesy biznes zależy od tego, w jaki sposób buduje atmosferę, podejście, które wyraża, i atmosferę, którą tworzy. Kiedy komunikujesz się w sposób, który pozwala ci zrozumieć cię wyraźnie, tworzy lepsze miejsce pracy i zachęca klientów do czerpania przyjemności z pracy z tobą i pracownikami, którzy pracują dla ciebie. Twój komunikat techniczny wskazuje, że możesz myśleć logicznie i jasno wyrażać swoje myśli, tak aby współpracownicy lub klienci oceniali Twoją biegłość zgodnie z tym, co mówisz i jak to mówisz.
Czas
Według badania przeprowadzonego przez Krajową Komisję ds. Pisania, komunikacja techniczna jest ważna, ponieważ wymaga Twojej uwagi, niezależnie od Twojego zawodu. Niektórzy pracownicy spędzają do 30 procent czasu na pisanie dokumentów, takich jak raporty z postępów. Zwykle możesz poświęcić więcej czasu na kierowanie podwładnymi za pomocą pisemnych wiadomości, poza komunikowaniem się ustnie, podczas gdy nowi pracownicy mogą poświęcić mniej czasu na pisanie w ramach swojej pracy.
