Śledzenie przychodów i kosztów całej firmy może wydawać się przytłaczające, nawet jeśli prowadzisz małą firmę. Istnieją obliczenia do wykonania, raporty do przygotowania, rachunki do zapłacenia i podatki do złożenia. Lista finansów, które muszą być zestawiane miesięcznie, kwartalnie i rocznie, często nie ma końca.
Dobrą wiadomością jest to, że istnieje małe oprogramowanie księgowe, które pomaga usprawnić ten proces. Odpowiednie oprogramowanie pozwala na śledzenie wszystkich informacji finansowych w jednym miejscu i dostęp do raportów w czasie rzeczywistym, których potrzebujesz, aby Twoja firma działała sprawnie.
Dlaczego potrzebuję oprogramowania do małych firm?
Małe oprogramowanie księgowe pozwala nawet najbardziej matematycznie zakwestionować zachowanie dokładnych danych finansowych. Zamiast ręcznie śledzić zakupy, wpływy i zyski z arkuszy kalkulacyjnych na komputerze stacjonarnym, możesz zaoszczędzić czas i siłę roboczą, śledząc wszystko w elektronicznym programie księgowym.
Korzystanie z oprogramowania księgowego dla małych firm ma wiele zalet, które mogą pomóc Twojej firmie działać wydajniej. Niektóre z korzyści obejmują:
- Usprawnia twoje rozliczanie. Dzięki małemu oprogramowaniu do księgowości biznesowej masz dostęp do wszystkich swoich informacji finansowych w jednym miejscu. Nie musisz sprawdzać w kilku działach, aby uzyskać potrzebne informacje lub czekać do końca miesiąca, aby spojrzeć na swoje dane finansowe. Zamiast tego możesz zalogować się do swojego oprogramowania księgowego o dowolnej porze dnia i nocy z dowolnego urządzenia, aby sprawdzić, czy opłacono faktury, wysłano inwentarz, jaka część Twojej firmy jest opłacalna i gdzie możesz wprowadzić pewne ulepszenia.
- Zmniejsza błąd ludzki. Bez względu na to, jak kompetentni są Twoi pracownicy, zawsze istnieje miejsce na błędy ludzkie. Oprogramowanie do księgowości dla małych firm pomaga zmniejszyć liczbę błędów w obliczeniach i raportowaniu, monitorując finanse drogą elektroniczną. Gdy procesy takie jak fakturowanie, mierzenie czasu i kolekcjonowanie rachunków są wykonywane za pomocą oprogramowania księgowego, zwiększa to dokładność twoich finansów jeszcze bardziej.
- Umożliwia współpracę zespołową. Oprogramowanie księgowe dla małych firm pozwala więcej niż jednej osobie uzyskać dostęp do informacji finansowych twojej firmy. Możesz chcieć, aby osoby zarządzające listą płac, marketingiem, zapasami i sprzedażą miały dostęp do informacji finansowych Twojej firmy w czasie rzeczywistym, aby mogły lepiej wykonywać swoje obowiązki. Dzięki oprogramowaniu księgowemu opartemu na chmurze lub ładowanemu na komputer każdej osoby pracownicy z całej firmy mogą się logować i uzyskiwać niezbędne informacje.
- Zapewnia wgląd. Po naciśnięciu przycisku oprogramowanie do księgowości dla małych firm daje natychmiastowy wgląd w Twoją firmę. Na ich podstawie możesz lepiej dostosować wydatki, działania sprzedażowe, zasoby i personel, aby Twoja firma była bardziej opłacalna.
- Zapewnia bezpieczeństwo informacji. Dzisiejsze oprogramowanie księgowe jest bezpieczne, dzięki czemu informacje o Twojej firmie pozostają w firmie. Większość programów szyfruje informacje, dzięki czemu jest dostępna tylko dla Twojej firmy. Wiele osób zapewnia indywidualne logowanie dla każdego pracownika, dzięki czemu tylko określone osoby mogą zobaczyć pewne aspekty informacji finansowych. Na przykład możesz dać menedżerowi działu kadr dostęp do arkuszy czasu i listy płac, a nie do wszystkich innych informacji finansowych Twojej firmy. Jeśli akceptujesz płatności bezpośrednio w oprogramowaniu księgowym, są one również szyfrowane.
- Generuje natychmiastowe raporty. Większość oprogramowania księgowego dla małych firm pozwala dostosowywać raporty, których potrzebujesz i mieć natychmiastowy dostęp do nich, kiedy tylko chcesz. Możesz natychmiast pobrać takie raporty, jak wyciąg z rachunku zysków i strat, zestawienie podatku od sprzedaży, historię faktur, raporty dotyczące płatności i wydatków. Pomaga to ograniczyć czas, jaki pracownicy mogą poświęcić na gromadzenie tego typu informacji. Możesz nawet automatycznie generować raporty wyświetlające dane w sposób, który ma dla ciebie sens, np. Wykresy kołowe lub wykresy.
- Zapewnia raportowanie branżowe. Jeśli wybierzesz oprogramowanie księgowe dla małych firm, które jest specyficzne dla Twojej branży, unikasz konieczności dostosowywania, które może podnieść cenę oprogramowania. Otrzymasz również dostęp do raportów, które są bardziej wartościowe dla Twojej firmy. Na przykład, jeśli jesteś pracownikiem służby zdrowia, możesz potrzebować funkcjonalności, która umożliwi wystawianie rachunków firmom ubezpieczeniowym. Jeśli znajdziesz oprogramowanie, które jest specyficzne dla branży opieki zdrowotnej, ta funkcja może być prawdopodobnie dołączona lub może być raczej niedrogim dodatkiem. W przypadku oprogramowania przeznaczonego dla ogólnych branż, stworzenie tej funkcjonalności dla firmy może podnieść cenę oprogramowania.
- Informuje o najlepszych praktykach. Oprogramowanie do księgowości dla małych firm może utrzymać aktualny biznes w najlepszych praktykach księgowych. Dzięki automatycznym aktualizacjom oprogramowania i samouczkom dotyczącym nowych funkcji możesz być na bieżąco z najnowszymi raportami i praktykami podatkowymi bez konieczności polegania na swoim księgowym.
Odpowiedni rodzaj oprogramowania dla małych firm oznacza mniej bóle głowy dla ciebie i więcej czasu dla wszystkich pracowników, aby skupić swoją energię gdzie indziej. Jak więc wybrać odpowiednie oprogramowanie dla swojej firmy?
Jakie oprogramowanie księgowe jest najlepsze dla małych firm?
Decydując się na małe oprogramowanie księgowe dla Twojej firmy, często jest to najłatwiejsza część procesu. Najtrudniejsze jest podjęcie decyzji o tym, którego konkretnego oprogramowania użyć.
Istnieje wiele opcji dostępnych na rynku, z których większość można dostosować do konkretnej firmy i potrzeb. Zanim zaczniesz proces określania, które małe oprogramowanie księgowe do pobrania lub rejestracji, upewnij się, że wiesz, jakie funkcje chcesz. Poświęć trochę czasu na zbadanie dostępnych opcji i funkcji.
Utwórz listę funkcji, które chcesz i inną listę tych, które chciałbyś mieć, ale bez których nie mógłbyś się obejść. Mogą to być:
- Zarządzanie zapasami.
- Bankowość
- Śledzenie listy płac i grafiku.
- Fakturowanie
- Należności.
- Rozliczalne godziny.
- Prowizje od sprzedaży.
- Automatyczne rozliczenia.
- Wielu użytkowników.
Gdy już wiesz, czego chcesz, zacznij wyceniać opcje. Zdecyduj, czy chcesz pobrać małe oprogramowanie do prowadzenia księgowości na komputerze, czy wolisz mieć dostęp do programu w chmurze, do którego masz dostęp z dowolnego urządzenia. Istnieje szeroki zakres cen oparty na programie, który wybierzesz, funkcjach, które chcesz i dostosowaniu, które należy zrobić. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, pamiętaj o budżecie, pamiętając, że koszty rosną wraz z wyborem bardziej dostosowanego.
Zastanów się też, które oprogramowanie księgowe dla małych firm jest najbardziej intuicyjne w użyciu. Podczas gdy wiele produktów ma podobne funkcje, rzeczywisty pulpit i implementacja produktu mogą się różnić. Powinieneś wybrać to, z czego czujesz się komfortowo, więc upewnij się, że zobaczysz demo produktów, którymi jesteś zainteresowany. W ten sposób możesz się zorientować, w jaki sposób będziesz korzystać z produktu i czy jest to łatwe do nawigacji. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zainwestować dużo pieniędzy w małe oprogramowanie do księgowości, które jest zbyt frustrujące, abyś mógł z niego skorzystać.
Oprócz wypróbowania programu, uzyskaj listę referencji, które wykorzystują oprogramowanie, które Cię interesują. Jeśli to możliwe, znajdź osobę, która jest w podobnej branży, co Twoja, ponieważ prawdopodobnie będzie używać oprogramowania w taki sam sposób, jak ty byś. Zadawaj pytania dotyczące procesu implementacji, sposobu działania dostosowanych funkcji i szybkości reakcji zespołu obsługi klienta. Uzyskane odpowiedzi pomogą w podjęciu najlepszej decyzji dla Twojej firmy.
Jeśli taki posiadasz, przed podjęciem decyzji sprawdź również swój dział IT. Możliwe, że masz ograniczenia pamięci masowej lub przepustowości, które uniemożliwiają korzystanie z niektórych programów w Twojej firmie. Techniczność tego najlepiej pozostawić tym, którzy dobrze rozumieją sieci komputerowe w twojej firmie.
Czy istnieje oprogramowanie do darmowych małych rachunków?
Odpowiednie oprogramowanie księgowe dla małych firm może być inwestycją. Jeśli nie jesteś gotowy do podjęcia zobowiązania finansowego, możesz bezpłatnie znaleźć oprogramowanie księgowe dla małych firm.
Oprogramowanie do księgowości dla małych firm, które jest bezpłatne, zazwyczaj pozwala tylko na bardzo podstawowe funkcje księgowe, takie jak płacenie rachunków i fakturowanie klientów. Niektóre darmowe oprogramowanie księgowe dla małych firm ogranicza inne funkcje, takie jak liczba dozwolonych użytkowników, liczba kont bankowych, które można połączyć, oraz ograniczone funkcje raportowania.
Na rynku dostępne jest darmowe oprogramowanie księgowe, które ma bardziej kompresyjne cechy, ale może brakować w innych obszarach. Na przykład oprogramowanie może umożliwiać tworzenie potrzebnych sprawozdań finansowych, ale nie zapewnia wymaganej obsługi klienta. Jeśli nie jesteś bardzo zaawansowany technologicznie, brak obsługi klienta może sprawić, że wolne oprogramowanie nie będzie warte twojego czasu.
Jeśli szukasz czegoś bardzo prostego, co wprawi Cię w rytm korzystania z oprogramowania księgowego, małe oprogramowanie księgowe, które jest bezpłatne, może być dla Ciebie dobrym programem księgowym na poziomie podstawowym. Wiele pozwala na uaktualnienie do płatnych funkcji, gdy stajesz się bardziej komfortowy przy użyciu oprogramowania. Po prostu pamiętaj, że nie będziesz mieć dostępu do wielu z tych funkcji, jeśli korzystasz tylko z darmowej wersji oprogramowania.
Jeśli zdecydujesz się na darmową trasę, wybierz produkt, który ma rozpoznanie nazwy. Czytaj opinie od innych użytkowników i otrzymuj zalecenia, gdy to możliwe. Ponieważ podajesz wrażliwe i ważne informacje o firmie, nie chcesz używać żadnego oprogramowania do małych firm księgowych, które można znaleźć w Internecie.
Czy potrzebuję również księgowego?
Być może zastanawiasz się, czy nadal potrzebujesz księgowego, jeśli śledzi on wszystkie swoje finanse w formie elektronicznej. Ogólnie odpowiedź brzmi "tak". Dobrym pomysłem jest posiadanie certyfikowanego profesjonalnego księgowego, który sprawdza Twoje informacje, aby upewnić się, że wszystko jest poprawnie śledzone i że nie przeoczyłeś niczego, co będzie kluczowe przy dochodzeniu podatku. Księgowy będzie również na bieżąco informował Cię o najnowszych przepisach i wymogach podatkowych, dzięki czemu upewnisz się, że zawsze przestrzegasz zasad.
Jedną z funkcji dostępnych w większości oprogramowania księgowego dla małych firm jest możliwość przyznania księgowego dostępu do oprogramowania. Zazwyczaj możesz zaprosić swojego księgowego na swoje konto, aby mogli zobaczyć wszystkie informacje, których potrzebują, aby Twoje finanse były na dobrej drodze. Twój księgowy będzie miał ograniczoną funkcjonalność, dzięki czemu nie będzie mógł wprowadzać zmian bez Twojej zgody.
Jeśli masz już księgowego, możesz zapytać, co ona zaleca dla małego oprogramowania księgowego. Biorąc pod uwagę jej wiedzę na temat Twojej firmy, może ona mieć określone zalecenia dotyczące tego, co będzie dla Ciebie najlepsze. Może również mieć pewne preferencje co do tego, które oprogramowanie najlepiej integruje się z tym, czego używa na końcu.
Znalezienie odpowiedniego oprogramowania księgowego dla małych firm lepiej przygotuje Cię do finansowego sukcesu na dłuższą metę. Upewnij się, że wykonałeś właściwe prace przygotowawcze i badania, aby wybrać produkt odpowiedni dla Twojego poziomu doświadczenia, firmy i branży. To inwestycja w przyszłość Twojej firmy, którą chcesz mieć pewność, że zrobisz to dobrze za pierwszym razem.
